Travail hybride : quatre briques numériques pour transformer votre entreprise

Homme jeune vêtu d'un sweat à capuche beige et d'un jeans bleu. Il est assis à une table, devant un ordinateur, probablement dans un café ou un espace de coworking. Le travail hybride permet aux salariés de sortir des locaux de l'entreprise et de travailler depuis presque n'importe où.

Travail à domicile, en présentiel, en coworking, en horaires flexibles, en autonomie : vos collaborateurs plébiscitent le travail hybride. Mais comment adapter votre entreprise à cette nouvelle organisation du travail ? En vous appuyant sur 4 briques numériques indispensables à sa mise en œuvre : les logiciels de productivité, les outils collaboratifs, la sécurité informatique et l’expérience collaborateur. Une transformation digitale essentielle qui préfigure le travail de demain.

Travail hybride : tout commence avec les logiciels de productivité

Avec la dispersion physique induite par le travail hybride, vous craignez de voir chuter la productivité de vos salariés. Pourtant, en les dotant d’outils numériques facilitant le travail collaboratif, vous pourriez renforcer leur efficacité. A la maison, dans les locaux de l’entreprise, en déplacement, où qu’ils se trouvent !

Le matériel devra bien sûr être choisi en gardant en tête la contrainte du travail à distance. Ainsi, vous éviterez le poste de travail portable de 17 pouces, surtout pour vos commerciaux ! Ou le smartphone géant (et souvent ruineux) qui ne tient dans aucune poche. Mais, au-delà de l’équipement, ce sont surtout vos choix logiciels qui feront toute la différence dans le maintien de l’efficience de vos équipes. Une suite bureautique « premium », dotée de fonctions collaboratives pointues, est la première brique numérique de votre entreprise hybride.

Un traitement de texte qui favorise le travail collaboratif

Choisissez un traitement de texte de pro ! Ces produits sont aujourd’hui capables de vraies prouesses. Changer un document en page web, traduire vos écrits en temps réel, c’est possible. Manier des objets 3D, tester l’originalité de votre prose (par rapport à ce qui existe en ligne), c’est dans leurs cordes ! Rendre vos recherches plus faciles et même doper la qualité de votre plume, ils savent faire aussi. De quoi booster la productivité, la créativité et le confort de vos équipes. Connectés au cloud, ces outils numériques supportent le travail à plusieurs et soutiennent la transition vers le travail hybride.

Ordinateur portable ouvert, posé sur un bureau en verre, affichant des données chiffrées et des graphiques. Le tableur fait partie des outils numériques de choix dans l’entreprise hybride
Les tableurs sont des outils numériques de choix pour produire et alimenter des tableaux de bord sophistiqués.

Le tableur, acteur insoupçonné de la transformation digitale

Optez ensuite un tableur digne de ce nom ! Saviez-vous que les plus avancés permettent de faire entrer votre organisation dans l’ère de la Business Intelligence (BI) ? En se connectant à des sources internes ou externes de données, les meilleurs tableurs autorisent la création de tableaux de bord et d’indicateurs pertinents. Vos employés en travail hybride, sur les routes ou dans l’open-space, en tireront profit quel que soit leur secteur d’activité. Quant à vous, ils rendront vos prises de décision plus sereines.

Outils numériques : réhabilitez le logiciel de présentation

Parfois honni par le staff (trop chronophage), le logiciel de présentation est pourtant vital dans votre approche commerciale. En 2022, un tel produit doit permettre à vos collègues de travailler ensemble sur des « slides » sublimes capables de capter l’attention ! Mixant textes, diagrammes, tableaux mais aussi animations, films et objets 3D. Profitez-en pour former votre équipe à l’usage de ce logiciel idéal pour vous démarquer de la concurrence. Car rien n’est trop beau pour séduire vos clients et leur donner envie de faire affaire avec vous !

Une organisation du travail soutenue par la gestion de projet

Enfin, s’il y a bien un produit qui trouve toute sa place dans une entreprise qui pratique le travail hybride, c’est bien le logiciel de gestion de projet. Il doit d’abord permettre à vos collectifs de se coordonner facilement. Ensuite, de disposer de puissantes fonctions de planification. Et enfin, de fournir des tableaux de bord complets qui vous aideront à prendre les bonnes décisions au bon moment. Collaborer efficacement, travailler autrement, avec agilité et flexibilité, quel que soit l’espace de travail.

Messagerie, visio, solution intranet : les outils collaboratifs de l’entreprise hybride

Vos équipes en présentiel ont besoin de communiquer de façon fluide et fiable avec leurs collègues en tiers-lieux. L’échange des informations, des idées, des projets passent par deux types d’outils numériques : la messagerie et les outils collaboratifs. Le deuxième pilier numérique du modèle de travail flexible.

Parmi les outils collaboratifs incontournables du travail hybride : la messagerie

Votre messagerie pro est le lien qui unit tous vos salariés entre eux, en permanence, où qu’ils se trouvent. En rassemblant dans un même produit les courriels, les contacts et les calendriers de façon partagée, vos agents restent organisés et connectés. Peu importe leur mode de travail ! Vous pouvez à tout moment caler une réunion dans les agendas de vos équipes. Ou partager l’adresse d’un client important. Ou savoir si votre collègue Paul ira bien à la réunion avec tel fournisseur jeudi. Les données du terrain vous remontent sans délai, l’info circule entre vous et votre staff.

La solution intranet. Et le travail collaboratif se met en place.

Partager des fichiers dans l’arborescence géante d’un serveur bureautique, c’est terminé ! En 2022, à l’ère du travail hybride, tous les contenus conçus par vos équipes sont publiables et partageables d’un seul geste. Pour ce faire, certaines solutions intranet de travail en équipe proposent tout ce dont vous avez besoin pour concevoir des espaces intelligents :

  • Un environnement de création de pages web, utilisable sans connaître le moindre langage de programmation.
  • Un gestionnaire de contenus (CMS) pour publier articles, comptes-rendus et rapports en un clin d’œil.
  • Un système de gestion électronique de documents (GED) pour constituer vos bases de connaissances.
  • Et un moteur de recherche intégré pour trouver rapidement le contenu qui vous intéresse. Le tout, utilisable dans un simple navigateur comme Edge, Chrome ou Firefox !
Homme noir, habillé d’une chemise bleue à carreaux, assis à son bureau, en travail à distance. Il s’entretient par visioconférence avec une femme, sur son ordinateur portable.
Le travail hybride a propulsé les outils de visioconférence. Ils sont désormais incontournables en entreprise.

La plateforme de visioconférence, reine du travail hybride

Enfin, le travail hybride ne doit jamais empêcher vos collègues de se voir, de s’entendre, de discuter et de partager des données en temps réel. De retrouver une « vie de bureau » même à distance. Les nouveaux logiciels de communication collaborative autorisent vos équipes à organiser un brainstorming, une réunion ou une formation en ligne de façon simple et intuitive. De plus, ces produits s’intègrent parfaitement à vos outils bureautiques et à votre système de messagerie. Ils repoussent les murs de votre entreprise ! Et inventent de nouvelles façons de travailler ensemble.

La sécurité, composante majeure de votre nouvelle organisation du travail

Hélas, le nomadisme des salariés et le travail collaboratif exposent les données de votre entreprise à un nombre de risques toujours plus grand. Des palliatifs fiables existent pour protéger votre système d’information (SI) sans rien céder sur le confort de travail. La cybersécurité, troisième composante numérique du travail hybride.

Travail hybride : sécurisez les mobiles et les accès nomades !

Si les ordinateurs (portables ou fixes) sont nativement équipés de solutions de sécurité (antivirus, pare-feu, anti-malwares), c’est plus rarement le cas des téléphones intelligents (ou smartphones). Un conseil : adoptez des outils de gestion de flotte mobile (MDM) vous autorisant à contrôler la protection et les usages de ces appareils. Par exemple, proscrivez l’installation d’apps non validées par iOS ou Android. Interdisez la suppression des outils numériques de protection. Ou restreignez l’accès à certaines fonctions : partage de connexion, données cellulaires à l’étranger, stockage des données métier dans un autre cloud que celui de votre entreprise.

Pour le travail à distance et le télétravail (connexion de vos salariés nomades au SI de votre organisation), mettez en place des réseaux privés virtuels (VPN) et des solutions d’authentification forte. Des certificats personnels installés sur des clés USB à lecture seule par exemple. Ou mieux, des outils biométriques, comme la reconnaissance faciale (via les webcams) ou la lecture des empreintes digitales : ils s’avèrent bien plus sûrs que les mots de passe !

Renforcez la sécurité des données dans vos outils numériques

Dans un modèle de travail hybride, plusieurs moyens d’améliorer la sécurité de vos informations et de réduire les risques d’attaque s’imposent à vous. Instaurez une surveillance des accès (aux matériels, aux fichiers, aux ressources du réseau). Optez pour le chiffrement des données partout dans vos outils collaboratifs (messagerie, plateformes de visio, solutions en ligne de type cloud). Établissez (et testez) un plan de continuité de service, en cas de panne d’un équipement sensible. Lancez des audits de sécurité à intervalle régulier : votre patrimoine immatériel est précieux.

Un cadenas fermé, en métal, posé sur le clavier d’un ordinateur portable. L’image symbolise la sécurité informatique, l’un des piliers de la transformation digitale des entreprises.
La cybersécurité ne saurait être le parent pauvre d'une entreprise qui pratique le travail hybride. Avec des collaborateurs ultra mobiles, vos données sont plus exposées que jamais.

Pas de travail hybride sans formation aux risques cyber

Le maillon le plus faible de votre sécurité informatique, c’est l’humain ! Dans votre entreprise hybride où les salariés passent du télétravail au présentiel, investissez dans des sessions de sensibilisation aux risques « cyber ». Apprenez à vos agents à se méfier des mails douteux, des tentatives de vol de données ou d’arnaque en ligne. Encouragez-les à séparer vie personnelle et vie professionnelle quand ils utilisent leurs outils mobiles. Invitez-les, lors du travail à distance, à ne pas emprunter d’accessoires portables (clés ou disques USB), même anodins, à des tiers. Savent-ils, par exemple, qu’un câble de charge ou un adaptateur électrique trafiqués peuvent pirater le contenu d’un smartphone en quelques minutes ?

L’expérience collaborateur, concept fondateur d’une nouvelle organisation du travail

C’est par cette expression que l’on désigne l’ensemble du temps passé par un salarié au sein de l’entreprise. La mise en œuvre du travail hybride implique que l’expérience des salariés soit de qualité égale à celle proposée à vos clients. Figurez-vous que l’expérience collaborateur est l’ultime composante clé de votre transformation digitale.

Le bien-être au travail grâce aux nouveaux outils collaboratifs

Le concept d’expérience collaborateur s’articule, selon les experts, autour de 6 notions principales :

  • Le bien-être, chaque salarié doit travailler dans un environnement technique agréable (y compris en travail à distance !) et disposer d’outils performants et adaptés à sa fonction.
  • La croissance : vos employés doivent pouvoir se former, évoluer, grandir au sein de votre organisation.
  • La connexion, permettant aux membres de vos équipes de communiquer entre eux et de partager des données.
  • La concentration. Vos outils et vos méthodes de travail doivent faire la part belle aux tâches individuelles. Moins de réunions, afin que chaque salarié reste productif et « focus » sur ses projets.
  • L’objectif, vos salariés attendent de votre entreprise qu’elle leur fournisse une vision globale et détaillée de leurs activités. Chacun doit savoir où il en est dans l’exercice de ses missions.
  • Enfin la conscience de soi, par laquelle vos collègues se rendent compte de leurs faiblesses mais aussi de leurs points forts.
deux collègues, un homme et une femme jeunes, assis l’un à côté de l’autre au bureau, devant leur ordinateur. Ils rient de bon cœur. L’image illustre le bien-être des salariés, concept novateur du travail hybride.
Le bien-être des salariés et la qualité de vie au travail sont des leviers majeurs pour améliorer la productivité dans votre entreprise. Et facilitent vos campagnes de recrutement.

La qualité de vie au travail (QVT) passe aussi par vos outils numériques !

Vous vous dites peut-être que tous ces aspects relèvent des ressources humaines et non du système d’information. Pas si sûr ! En effet, les ténors de l’industrie logicielle développent depuis plusieurs années des outils numériques dédiés à renforcer l’expérience collaborateur. Il s’agit en général de plateformes connectées (soumises à abonnements), basées sur des ressources internes et externes. Destinées à renforcer la cohésion sociale et le confort des employés, elles n’ont jamais été aussi « tendance » depuis l’avènement du travail hybride.

Travail hybride : cap sur l’entreprise inclusive !

Parmi les modules proposés (en fonction du « pack » que vous aurez souscrit), vos salariés auront accès à des environnements offrant :

  • Des ressources dédiées au développement personnel et à la formation. L’apprentissage s’intègre dans leur flux de travail, via les outils collaboratifs qu’ils utilisent tous les jours. Le management encadre les objectifs à atteindre, de façon individualisée.
  • Des portails dédiés à la communication et à la collaboration, conçus pour que chaque salarié contribue à développer et à enrichir votre culture d’entreprise. Actualités, conversations, tutorat, entraide, diversifiez les échanges ! Brisez l’isolement des télétravailleurs. Dynamisez vos équipes et créez une entreprise hybride inclusive.
  • Des services fondés sur l’intelligence artificielle (IA) qui organisent le contenu et l’expertise dans toute votre entreprise. Bases de connaissance, centre documentaire, fiches thématiques, tout est rassemblé au même endroit. Votre staff peut mettre ce contenu à profit n’importe quand, depuis n’importe où !
  • Enfin, des contenus experts, rassemblés sur des interfaces modernes et interactives, destinés à stimuler la productivité de vos équipes tout en préservant leur bien-être. Par exemple, des conseils pour de bonnes habitudes de travail (posture, temps de repos, etc.). Des propositions d’horaires adaptés à certaines tâches plutôt qu’à d’autres (qui n’a jamais piqué du nez à la réunion de 14h, même en télétravail ?). Des éléments destinés aux managers afin d’améliorer le fonctionnement de leurs équipes, etc. Tout pour bâtir un cadre de travail agréable et renforcer l’intelligence collective.

Une organisation du travail qui préfigure l’entreprise du futur

Promouvez dès aujourd’hui le travail hybride grâce aux outils numériques au service de votre croissance. Libérez le potentiel de vos équipes. Gagnez en sécurité et en souplesse. Et donnez à vos futurs recrues l’envie de vous rejoindre dans l’entreprise de demain.

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