Microsoft Todo : prise en main du gestionnaire de tâches gratuit de Microsoft 365

Interface "Ma journée" du logiciel Microsoft Todo sous Windows. Il est possible d'assigner une image décorative sur cette vue particulière.

Pour rester concentré sur vos objectifs, une application de liste de tâches peut s’avérer d’une aide précieuse. Avec Microsoft Todo, organiser vos activités n’a jamais été aussi simple et efficace. Ce logiciel de todo list gratuit fait partie des outils de productivité de l’offre Microsoft 365. Multi-plateformes, il est disponible sur tous vos appareils et doté de fonctions de synchronisation et de partage. Un gestionnaire de tâches intuitif qui va changer vos habitudes de travail. Installez-le vite !

Microsoft Todo : commencez à saisir vos tâches !

Ajouter vos différentes tâches dans Microsoft Todo est la première étape à suivre pour implémenter la gestion de tâches dans votre vie active. Rassurez-vous, l’interface du logiciel est aussi facile à prendre en main sur desktop que sur mobile. Aucune compétence particulière n’est requise. Désormais, au bureau comme à la maison, vous ne pourrez plus rien oublier !

Créez une tâche dans votre application de todo list Microsoft

Pour saisir une nouvelle tâche, il vous suffit d’utiliser la zone « ajoutez une tâche » en bas de la fenêtre principale. Vous tapez simplement son intitulé (par exemple : « rédiger le compte-rendu du conseil d’administration ») et enregistrez en appuyant sur Entrée. Le planificateur de tâches se met à jour.
Microsoft Todo possède une interface épurée. Sur cette capture, le panneau latéral de droite mmontre les options qu'il est possible d'assigner à une tâche. Etapes, rappel, échéance, occurrences, notes et pièces jointes.
En cliquant sur une tâche dans Microsoft Todo, le volet de droite apparaît et permet de définir les options qui lui sont affectées : étapes, rappel, échéance, pièce jointe, note, etc.

Pour chaque élément, vous pouvez compléter la tâche en définissant un rappel (pour déclencher des notifications), son échéance, sa fréquence et même des étapes (pour jalonner son avancement). La fonction « Répéter » de Microsoft Todo propose de la planifier chaque jour, chaque semaine, chaque mois, etc. Très pratiques pour certaines tâches récurrentes ! Vous avez également la possibilité de rattacher notes et pièces jointes, et de préciser si la tâche est importante en cliquant sur l’étoile, à droite de son titre. Et quand une tâche est terminée, il suffit de cocher le cercle à gauche de son intitulé. Pratique, les tâches antérieures achevées restent consultables.

Le #hashtag qui rend votre planificateur de tâches plus intelligent

Pratique, vous pouvez utiliser le caractère # (dièse) pour définir des mots-clés (hashtag) et faciliter la gestion de tâches. Dans notre exemple précédent, titrez votre tâche : « rédiger le #compte-rendu du conseil d’administration » afin de transformer le terme « compte-rendu » en mot-clé. Microsoft Todo affiche les mots-clés comme des liens hypertextes sur lesquels vous pouvez cliquer. Ce faisant, le logiciel recherchera toutes les tâches dont le nom contient le mot-clé en question, quel que soit le statut de la tâche (en cours, terminée, importante, etc.) Génial, non ?

Listes et groupes, de la todo list à la gestion de projet

Une fois ajoutées, vous voudrez sûrement classer les tâches dans des listes, et peut-être réunir vos listes dans des groupes. Bonne nouvelle, les développeurs Microsoft ont anticipé vos désirs !

Créez une liste de tâches

Le planificateur de tâches Microsoft Todo vous permet de créer des listes de tâches, pour les rassembler par thème par exemple. Là aussi, la procédure est aisée et rapide. En bas du volet latéral (à gauche), vous choisissez « Nouvelle liste ». Il ne vous reste qu’à lui donner un nom et y ajouter des tâches par simple glisser-déposer. Le logiciel vous permet également de trier les tâches d’une todo list en fonction de plusieurs critères : importance, ordre alphabétique, date d’échéance, date de création, etc.
Tutoriel Microsoft Todo expliquant comment créer et nommer une nouvelle todo list.
Créer une liste de tâches dans Microsoft Todo est enfantin. Le bouton "Nouvelle liste" en bas à gauche est là pour ça. Vous pouvez donner à votre liste l'intitulé que vous souhaitez.

Des groupes pour aller plus loin dans la gestion de tâches

Vous découvrirez que votre Microsoft Todo est aussi un fabuleux outil de gestion de projets ! Il vous permet en effet de rassembler plusieurs listes dans des groupes. En bas à droite du volet latéral de votre logiciel todo list gratuit, vous accédez à la fonction « Créer le groupe ». Choisissez un intitulé (par exemple : « projet NIM365 ») puis faites glisser une ou plusieurs de vos listes à l’intérieur. Le tour est joué ! Organiser les tâches en listes et en groupes vous aide à rester ordonné et efficace.

Les fonctionnalités avancées de votre planificateur de tâches

Synchronisation du contenu, partage avec d’autres utilisateurs, checklist spéciale « Ma journée » pour une planification journalière efficace. Votre logiciel de gestion de tâches vous permet d’aller plus loin dans la maîtrise de vos activités. Bien entendu, il accompagne à merveille les applis « Premium » de la suite bureautique Microsoft Office.

« Ma journée », la todo list quotidienne intelligente

Capture d'écran montrant comment rajouter des tâches sur la vue "Ma journée" de Microsoft Todo. Ce planificateur de tâches gratuit possède des fonctionnalités avancées et vous aide à rester organisé.
La vue "Ma journée" illustrée d'une image agréable. Cette vue fait partie des fonctions avancées du planificateur de tâches car elle suggère les objectifs à atteindre pour la journée. L'utilisateur peut également en rajouter manuellement à partir du volet de droite.

Parmi les raffinements de Microsoft Todo, « Ma journée » est l’un des plus ingénieux. Le contenu de cette liste de tâches particulière se réinitialise chaque matin. L’application vous suggère alors de la remplir avec les tâches non accomplies de la veille ou celles qui sont en retard (les plus urgentes). Et bien entendu, vous pouvez y rajouter de nouveaux objectifs pour constituer votre todo list du jour. Afin de rendre Ma journée encore plus « smart », vous pouvez en personnaliser l’arrière-plan avec les thèmes proposés par l’éditeur. Organiser votre planning quotidien devient désormais un plaisir grâce à ce produit, accomplir vos tâches n’a jamais été aussi motivant ! Bye bye la procrastination (cet art subtil de tout remettre à plus tard) …

Synchronisation à tous les étages : un planificateur de tâches intégré

Comme pour chaque brique logicielle de l’offre Microsoft 365, coordination et collaboration font partie de l’ADN de Microsoft Todo et optimisent votre workflow. Par exemple, en utilisant le bouton « drapeau / indicateur » de Microsoft Outlook (votre logiciel de messagerie), vous transformez des emails en tâche Todo ! D’ailleurs, au passage, il est possible de synchroniser toutes vos tâches Outlook, Teams, SharePoint et Viva Insights avec votre utilitaire todo list Microsoft !

La synchro M365 maintient à jour le contenu de votre planificateur de tâches entre tous vos appareils connectés (PC, Mac, smartphones et tablettes iOS et Android), y compris votre Apple Watch ! En télétravail, au bureau, dans les transports, votre suivi des tâches reste donc optimal, où que vous soyez et à tout moment. Cerise sur le gâteau, une version en ligne de Microsoft Todo est consultable depuis n’importe quel ordinateur. Par conséquent, une connexion Internet et un navigateur (Edge, Chrome, Firefox) suffisent !

Les fonctions de partage du logiciel de todo list Microsoft

Enfin, le partage d’une liste Microsoft Todo est également possible. D’un simple clic sur le bouton « Partager la liste », vous invitez vos amis, collègues ou membres de votre famille (disposant d’un compte Microsoft) à consulter et à modifier la liste en question. Mieux : les membres de la même équipe peuvent mutuellement s’assigner des tâches ! Vous avez dit travail collaboratif ?

La gestion de tâches gratuite, sans publicité ni option payante

Le planificateur de tâches Microsoft Todo est à télécharger gratuitement sous Windows, Macos et sur le store de toutes les plateformes mobiles, pour une compatibilité maximale. Une appli qui facilite le travail hybride et permet, à vous et à vos équipes, de rester concentrés sur vos objectifs.

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