Microsoft Forms, comment créer un formulaire professionnel en dix minutes ?

Ecran d'accueil de Microsoft Forms sur lequel l'utilisateur peut choisir de démarrer la création d'un sondage en ligne en utilisant des modèles prédéfinis.
Vous aimeriez soumettre un sondage, un quiz ou une enquête de satisfaction à vos clients ? Mais sans passer des heures sur une interface alambiquée ? Avec Microsoft Forms, vous pouvez concevoir un formulaire en ligne en dix minutes ! Vous n’avez besoin que d’un accès Internet et d’un compte Microsoft. La prise en main de l’outil est rapide, aucune connaissance technique n’est requise. Sélectionnez un modèle, personnalisez le questionnaire et envoyez-le dans la foulée !

Microsoft Forms : 3 étapes pour composer votre formulaire en ligne

Pour accéder à Microsoft Forms, connectez-vous à votre compte Microsoft 365 avec un navigateur web (Edge, Chrome, Firefox, Safari) et cliquez sur l’icône de Microsoft Forms sur la barre de gauche.

Sélection du modèle de votre enquête de satisfaction

La page d'accueil de Microsoft Forms, outil gratuit pour concevoir un sondage en ligne ou une enquête de satisfaction. Sur cette capture, l'icône du produit se trouve en bas à gauche. Sur la fenêtre principale, la section "Nouveau" permet d'accéder aux nombreux modèles de formulaires disponibles.
L’écran d’accueil de Microsoft Forms, accessible via un simple navigateur web. Idéal pour concevoir un sondage en ligne ou une enquête de satisfaction, le produit est proposé gratuitement.

Sur la page d’accueil du produit, une section intitulée « Nouveau » vous permet de démarrer sur un formulaire ou un questionnaire vide. Mais vous pouvez également choisir l’un des nombreux modèles proposés et préconfigurés par l’éditeur. Bonne nouvelle, il existe un modèle tout prêt « enquête sur les attentes des clients » dans la liste des templates Microsoft Forms ! Un clic de souris plus tard, vous voilà devant un formulaire en ligne qu’il ne vous reste plus qu’à personnaliser… La fenêtre principale présente deux onglets : la liste des questions à gauche et l’analyse des réponses à droite. C’est sur le premier onglet que ce tutoriel vous propose de découvrir.

Personnalisez et ordonnez votre sondage en ligne

Dans cette seconde étape, vous remplacez les questions du modèle par les vôtres. Et en profitez pour les disposer dans l’ordre qui vous convient.

Tuto Microsoft Forms : libellés des questions et des choix de réponse

En passant votre souris sur chacune des questions déjà configurées dans le modèle Microsoft Forms, vous pouvez, d’un simple clic, en modifier les attributs. Tout d’abord, le libellé de la question, que vous pouvez éditer à votre guise. Ensuite, les différentes options de réponse auxquelles l’internaute aura accès. Sur la partie inférieure, vous pouvez notamment rendre une question obligatoire ou autoriser l’utilisateur à donner plusieurs réponses. Tout est prévu !

Les paramètres de question proposés par Microsoft Forms. Vous pouvez modifier tous les paramètres de chaque question de votre formulaire en ligne : intitulé, options de réponse, duplication, suppression, position de la question, grâce aux pictogrammes figurant en haut à droite de la capture.
Vous pouvez modifier tous les paramètres de chaque question de votre formulaire en ligne : intitulé, options de réponse, duplication, suppression, position de la question, etc.

Dupliquez, supprimez et agencez les questions de votre formulaire en ligne

Une série d’icônes sur la partie supérieure de la question permet, de gauche à droite, de la dupliquer, de la supprimer, de la faire descendre, de la faire remonter dans le questionnaire. Pour changer l’ordre des questions à tout moment, il existe également une autre astuce. Cliquez simplement sur la poignée située au milieu de chaque question et faites glisser cette dernière vers le haut ou vers le bas.

Ajoutez des questions et des sections pour utiliser Microsoft Forms à 100%

Cette troisième séquence va plus loin dans la personnalisation. Vous allez en effet ajouter de nouveaux types de questions et apprendre à scinder votre questionnaire en plusieurs sections.

Les types de questions inclus dans Microsoft Forms gratuit

Alternez-les afin de créer un questionnaire plus attractif et moins répétitif.

  • Choix : via une liste déroulante ou des puces à cocher, vous laissez l’utilisateur choisir une réponse parmi plusieurs propositions.
  • Texte : vous permettez à votre client de s’exprimer librement dans une zone de texte.
  • Evaluation : vos sondés attribuent une note de satisfaction de 1 à 10, en cliquant sur un pictogramme (étoile ou coeur par exemple).
  • Date : vous souhaitez obtenir une réponse datée.
  • Classement : l’utilisateur classe plusieurs affirmations dans un ordre de préférence.
  • Likert : votre client répond en cliquant sur une échelle de satisfaction.
  • Net Promoter Score (NPS) : si vous désirez connaître la propension de vos clients à recommander votre produit, votre service ou votre entreprise).

Découpez votre enquête de satisfaction en sections

Le bouton Ajouter propose également un item « Section » si vous souhaitez créer un formulaire en ligne à plusieurs « pages ». L’utilisateur alors aura accès à des boutons « Précédent » et « Suivant » pour naviguer entre les différentes parties de l’enquête. Il est vivement recommandé d’utiliser cette fonctionnalité si vous comptez créer des formulaires longs. Rassemblez donc vos questions autour de trois ou quatre thématiques et assignez-leur une section dédiée. Une longue page de 40 questions est moins engageante pour un internaute que 4 sections de 10 questions !

Utiliser Microsoft Forms : derniers réglages avant l’envoi

L’étape finale consiste à contrôler l’apparence de votre sondage en ligne en utilisant notamment les thèmes prédéfinis dans Microsoft Forms. Et enfin, à choisir le mode d’envoi de votre enquête de satisfaction à vos clients.

Aperçu et thème pour finaliser votre formulaire en ligne

L’interface de Microsoft Forms est fonctionnelle et minimaliste. Dans le menu horizontal (ruban), vous avez accès à 2 fonctions très utiles.

« Aperçu » vous permet de visualiser le formulaire tel que le verront vos clients. Vous pouvez l’utiliser à tout moment afin d’obtenir une vue d’ensemble de votre future enquête. L’option « Thème » permet quant à elle de changer rapidement l’habillage du questionnaire. Faites votre choix parmi des visuels préféfinis et/ou sélectionnez simplement une couleur si vous préférez adopter un style épuré.

L'interface épurée de Microsoft Forms. Sur cet écran, les thèmes permettent de modifier l'habillage ou la couleur de fond d'une enquête de satisfaction clients. C'est la dernière étape de ce tuto Microsoft Forms avant l'envoi du sondage en ligne.
L’interface épurée de Microsoft Forms cache de puissantes options pour personnaliser votre sondage en ligne. Ici, vous pouvez changer l’habillage de votre enquête grâce aux thèmes proposés.

Tuto Microsoft Forms : le menu 3 points pour les paramètres avancés

Capture Microsoft Forms présentant les paramètres avancés du sondage en ligne. Il est possible de définir une plage de date pour l'enquête, de recevoir des notifications par mail ou de personnaliser le message de remerciement. Microsoft Forms gratuit certes, mais sans sacrifier les fonctionnalités.
Les paramètres avancés de votre sondage en ligne. Microsoft Forms gratuit certes, mais sans sacrifier les fonctionnalités.
Le menu à 3 points … (dans l’angle supérieur droit) permet notamment d’accéder aux paramètres du formulaire. C’est là que vous pourrez par exemple définir une date de début et de fin pour votre campagne. Ou bien mélanger les questions du quiz dans un ordre aléatoire. Mais aussi recevoir une notification par mail à chaque réponse ou encore personnaliser un message de remerciement. Complet et efficace ! Notez au passage que Microsoft Forms enregistre automatiquement les modifications apportées à votre sondage en ligne. Si vous devez interrompre votre session, vous pourrez reprendre le travail là où vous l’aviez laissé. Merci le cloud !

 Envoyez votre sondage en ligne à vos clients

Après seulement quelques minutes de travail, votre formulaire est prêt à l’envoi. Cliquez alors sur le bouton Envoyer (sur le ruban) pour accéder aux options de cette commande. Six pastilles vous permettent de choisir le mode d’envoi.

  • Copier le lien, pour obtenir l’URL du formulaire en ligne et l’intégrer dans un document Word, un post LinkedIn ou un message WhatsApp par exemple.
  • Envoyer par e-mail, qui ouvrira instantanément votre logiciel de messagerie (Outlook par exemple) pour préparer votre mailing.
  • Code QR, que vos clients devront scanner avec un smartphone pour accéder directement à l’enquête de satisfaction.
Capture de l'étape d'envoi d'un formulaire en ligne. Lien, mail, code QR, code d’incorporation, réseaux sociaux, les possibilités sont nombreuses dans Microsoft Forms
L'étape finale pour lancer votre enquête de satisfaction auprès de vos clients. Lien, mail, code QR, code d’incorporation, réseaux sociaux, les options d’envoi sont nombreuses dans Microsoft Forms
  • Incorporer, qui vous fournit le code HTML à intégrer dans une page web pour y créer une zone d’accès à votre formulaire.
  • Enfin, grâce aux icônes Facebook et Twitter, vous pouvez lancer votre campagne sur ces réseaux sociaux.

Microsoft Forms gratuit mais efficace !

Un compte Microsoft gratuit suffit pour prendre le pouls du niveau de satisfaction de vos utilisateurs. Mais faites appel à un expert Microsoft 365 pour en savoir plus sur les outils numériques capables de traiter et d’interpréter les réponses à vos enquêtes qualité.
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