Portée par le développement du travail hybride, la visioconférence facilite la communication et permet de réunir vos collaborateurs où qu’ils se trouvent. Mais devant le nombre croissant d’applications de réunion en ligne, difficile de faire un choix. Pour ne pas vous tromper, optez pour une solution de visioconférence disposant des dix fonctionnalités essentielles listées ci-dessous. Webcam dynamique, tableau blanc, partage d’écran, confidentialité, cet article vous dit tout !
Le partage d’écran, pour une visioconférence immersive
Le partage d’écran rendra vos réunions, brainstormings et autres webconférences bien plus attractifs et interactifs. À tout moment, en tant qu’organisateur de la téléconférence, vous pouvez « montrer » le contenu d’une ou de plusieurs applications, lancer une démo ou diffuser un Powerpoint à tous les participants. Une fonction indispensable pour permettre à vos collaborateurs de suivre votre propos tout en prenant connaissance des documents associés. Exactement comme lors de vos réunions physiques ! Difficile d’imaginer une formation en ligne ou un webinaire sans cette fonctionnalité.
Dopez votre conférence en ligne avec le tableau blanc
Lors de vos sessions de remue-méninges, le tableau blanc facilitera l’émergence et l’échange d’idées entre les différents intervenants. Il permet ainsi aux participants de la web-conférence de saisir des informations en temps réel, faire des remarques ou noter des points importants. Comme s’ils se trouvaient dans la même pièce ! Les logiciels les plus avancés proposent même d’y intégrer des images, des formes de base (pour créer des diagrammes et schématiser des flux), des stickers virtuels type Post-It. A la fin de la séance, vous pourrez enregistrer le tableau blanc, l’envoyer par mail ou l’intégrer à un compte-rendu par exemple. Un outil essentiel pour favoriser la créativité, le travail collaboratif et la prise de décision.
Contrôle et prise en main à distance via le logiciel de visioconférence
Pour rendre vos réunions virtuelles plus collaboratives, optez pour une solution de visio conférence autorisant le contrôle à distance. Les intervenants peuvent alors prendre le contrôle de vos clavier / souris pour modifier le document que vous leur présentez. Dans la même veine, de nombreux systèmes de visioconférence proposent également la prise en main à distance. Idéale pour mener une opération d’assistance utilisateur, cette fonction vous autorise à « voir » l’écran de l’un des participants et à contrôler sa machine. Très pratique pour dépanner ou former un salarié en télétravail via Internet !
Illustration (c) Microsoft Corp.
Qui parle ? La webcam dynamique, une régie pour votre réunion en ligne
En 2022, la quasi-totalité des logiciels de visioconférence autorise la connexion simultanée de dizaines de personnes depuis plusieurs sites distants. Vous apprécierez dans ce cas la fonctionnalité de « webcam dynamique ». L’application de visioconférence montrera ainsi automatiquement le visage de la personne qui parle à tous les interlocuteurs, plutôt que d’afficher une mosaïque de miniatures. Agréable et efficace ! Dans le même registre, certaines solutions de réunion en ligne disposent aussi d’une fonction « lever la main ». Elle permet à chaque participant de demander la parole à l’animateur de la réunion. Vous évitez donc désordre, brouhaha et micros qui saturent (Larsen).
La voix sur IP (VoIP) intégrée à votre solution de visioconférence
Vos collaborateurs apprécieront un logiciel de conférence en ligne capable de prendre en charge les appels téléphoniques. Choisissez donc un produit compatible avec le protocole voix sur IP (VoIP – Voice over Internet Protocol). Ainsi, chaque salarié peut utiliser votre solution de visioconférence pour appeler collaborateurs, fournisseurs et clients. Y compris sur un téléphone fixe ou portable, et ce, dans une qualité audio irréprochable ! Cette fonctionnalité essentielle vous permettra même de vous passer de lignes classiques (RTC), de votre matériel de téléphonie (autocom et postes fixes) et de réaliser de substantielles économies. De nombreuses applications permettent également les appels vidéo, un atout supplémentaire qui facilite la communication et la collaboration au sein de votre organisation.
La messagerie instantanée (tchat) n’a pas dit son dernier mot
Même si cette fonctionnalité peut vous sembler dépassée en 2022, la messagerie instantanée (ou chat) est pourtant plébiscitée par les salariés. Les meilleures plateformes de vidéoconférence autorisent ainsi plusieurs interlocuteurs à discuter entre eux (conversations en tête-à-tête ou en groupe) en mode texte, avec possibilité d’ajout d’émojis ou de GIF animés. Fun et moins intrusive que l’appel audio ou vidéo, la messagerie instantanée présente en effet l’avantage de limiter les échanges par mails, soulageant ainsi vos serveurs de messagerie. D’autant que le partage de fichiers (images, documents de travail) entre les intervenants du chat est en général possible.
Les arrière-plans personnalisés plantent le décor de votre réunion en ligne
Popularisée lors de la pandémie de Covid, la visioconférence a parfois engendré des situations cocasses ou gênantes pour certains de vos collaborateurs… Le chien de Kader qui s’invite dans le champ de la webcam, Pauline qui assiste à ses réunions à distance dans son jardin ou Victor qui anime ses webinaires en caleçon à fleurs… Pour éviter les mauvaises surprises et garantir intimité et concentration, les applications de réunion en ligne proposent désormais des arrière-plans personnalisés. Fantaisistes ou classiques, vous n’aurez que l’embarras du choix. Et bien sûr, vous pourrez créer vos propres fonds illustrés (avec le logo de votre entreprise par exemple) ou encore utiliser la fonction de floutage de l’arrière-plan. La conf call respecteueuse de la vie privée, c’est possible en quelques clics !
Activez l’enregistrement illimité dans votre logiciel de visioconférence
Pouvoir enregistrer votre réunion en ligne ou une session de formation afin d’en faire profiter d’éventuels absents est un atout indéniable. Optez donc pour une application de visioconférence qui propose cette fonctionnalité sans limite de temps ou de stockage. Les leaders du marché proposent en option l’enregistrement illimité dans le cloud. Très pratique pour partager les contenus, il suffit d’envoyer l’URL de la vidéo à vos collaborateurs pour qu’ils puissent la visionner quand bon leur semble. En outre, la fonctionnalité de diffusion sur le web (diffusion en continu) se généralise. Votre salle de réunion s’ouvre sur le monde. Communiquez plus largement !
Audio et vidéo HD, la conférence en ligne qualité cinéma
Avec l’avènement de la fibre optique, les débits de données ont fortement augmenté ces dernières années. De quoi autoriser le son et la vidéo haute définition (full-HD) dans les solutions de visioconférence professionnelles. Vous et vos collaborateurs apprécierez ainsi des images plus nettes ainsi que des voix claires et intelligibles. Bien distinguer le visage de leurs interlocuteurs réduit la distance entre vos salariés, prestataires et clients. Assurez-vous tout de même auprès de votre opérateur de disposer d’une connexion Internet proposant une bande passante confortable.
Chiffrement et sécurité des échanges jusque dans la messagerie instantanée
Votre solution de visioconférence fait partie intégrante de votre système d’information. A ce titre, vous devez vous assurer qu’elle dispose de fonctionnalités avancées en termes de sécurité. Par exemple, le chiffrement des échanges de bout en bout est devenu essentiel. Tout comme la protection des sessions de réunion par un couple identifiant / mot de passe (surtout pour les conférences ouvertes à plusieurs participants externes à votre entreprise). Enfin, privilégiez les applications offrant des niveaux de sécurité réglables qui vous autorisent par exemple à interdire le partage de documents ou l’usage de la webcam. La réunion virtuelle donne à vos salariés une fausse impression de sécurité ou d’intimité. Sensibilisez-les donc aux risques cyber et rappelez-leur les clauses de confidentialité qu’ils doivent respecter.
Une solution de visioconférence intégrée à vos outils professionnels
Choisir la solution de visioconférence adaptée à vos besoins peut s’avérer plus complexe qu’il n’y paraît. Aussi, faites appel à un spécialiste des outils numériques. Il saura vous conseiller le produit le plus adapté à vos usages et à votre environnement informatique existant.
