Disque dur externe HS, clé USB égarée, fichiers éparpillés, consultation impossible sur mobile, la gestion de vos données peut parfois tourner au cauchemar. Grâce à Onedrive, le système de stockage en ligne de Microsoft, vos fichiers sont accessibles partout, en permanence, sur n’importe quelle plateforme. Et mieux, vous pouvez même les partager avec vos collaborateurs, clients ou amis. La version « Onedrive entreprise » adaptée aux TPE/PME, va booster la disponibilité de vos données.
Onedrive c’est quoi ? Vos fichiers dans les nuages !
Pour comprendre ce qu’est Onedrive, vous devez d’abord vous familiariser avec le concept de « cloud computing » (informatique dans le nuage).
Le cloud, à l’origine du stockage en ligne
Pour faire simple, il s’agit d’utiliser des serveurs informatiques distants, hébergés dans des centres de données et accessibles par Internet, pour stocker des fichiers ou des applications. Le cloud s’oppose ainsi à l’informatique « locale », il remplace les serveurs de fichiers (ou bureautiques) dans les entreprises. Chez les particuliers, il supplante les disques durs externes et autres clés USB.
Des mutations technologiques qui favorisent le stockage cloud
Depuis le milieu des années 2000, le succès grandissant du cloud s’explique par trois grands bouleversements technologiques.
- L’omniprésence du web dans les activités économiques et sociales. Une révolution qui pousse notamment les entreprises à investir la toile mondiale pour conquérir de nouveaux marchés.
- La performance croissante des liaisons télécoms filaires (ADSL, Fibre) et cellulaires (3G, 4G, 5G). En 15 ans, le débit moyen des lignes Internet a été multiplié par plus de 10.
- L’essor de l’informatique mobile (smartphone, tablette) qui multiplie le nombre d’appareils connectés dans les entreprises comme dans les foyers.
Dans un monde de plus en plus connecté et interconnecté, jamais les besoins en stockage, en échange et en mobilité de données n’ont été aussi importants.
Microsoft Onedrive, le cloud orienté professionnels
Microsoft Onedrive est une solution de stockage en ligne, qui fait partie du cloud Microsoft et de l’offre Microsoft 365. Parfaitement intégrée aux logiciels Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), elle fonctionne sur votre ordinateur comme un disque dur externe. A la différence que les fichiers et dossiers que vous y déposez sont envoyés via votre connexion internet à un centre de données sécurisé. Afin que le fonctionnement soit transparent pour vous, le contenu de votre Onedrive se synchronise en permanence avec celui de votre ordinateur, tablette ou smartphone. A chaque modification apportée à l’un de vos fichiers sur vos appareils, Onedrive lance une nouvelle mise à jour avec votre espace de stockage en ligne. Ce faisant, vos contenus sont toujours actualisés et en lieu sûr.
Les avantages du stockage en ligne
Pour vous, professionnels, les services de stockage en ligne présentent de nombreux avantages dont il serait dommage de ne pas bénéficier. Ils se résument à trois concepts : disponibilité, collaboration et cybersécurité.
Vos fichiers, partout, tout le temps grâce au cloud Onedrive
Le premier avantage de Onedrive entreprise, c’est la grande accessibilité de vos données. D’abord, parce que Onedrive est disponible sur toutes les plateformes. PC ou Mac (desktop ou portables), tablettes et smartphones (Android ou iOS), tous vos appareils se connectent à votre espace cloud. Vos fichiers sont ainsi stockés, synchronisés et accessibles en permanence, quel que soit l’appareil sur lequel vous travaillez. Vous avez mis à jour le devis d’un client au bureau sur votre iMac il y a une heure ? Vous pouvez désormais le consulter sur votre iPhone juste avant votre prochain rendez-vous ! Pour finalement y apporter les dernières retouches en quelques minutes. De quoi reléguer la clé USB au rayon des antiquités !
Le partage de fichiers, un atout majeur
Ensuite, l’autre avantage de Onedrive, c’est la possibilité de partager vos contenus avec vos collaborateurs, vos clients, votre entourage. En effet, si vos fichiers et dossiers sont par défaut privés sur votre stockage cloud, Microsoft a tout prévu pour vous autoriser à les partager. A l’heure du travail hybride et de l’avènement du collaboratif en entreprise, cette fonctionnalité du cloud Onedrive va vite devenir incontournable. Le produit permet ainsi le partage de contenus avec des personnes spécifiques (que vous connaissez) pour lesquelles vous pouvez définir des droits (lecture, modification, expiration du partage, mot de passe d’accès). Ou éventuellement avec des inconnus (grâce aux liens de partage) via e-mail, messagerie ou réseaux sociaux.
Vos données sauvegardées en lieu sûr avec Onedrive entreprise
Confier vos fichiers à Onedrive c’est prendre l’assurance que votre travail sera conservé en lieu sûr. L’offre de stockage Microsoft s’appuie en effet sur des centres de données (datacenters) hautement sécurisés, bénéficiant d’alimentations électriques redondantes et de systèmes anti-incendie de pointe. Lors du transfert et du stockage, de puissants algorithmes (AES256) chiffrent vos données afin d’éviter tout piratage informatique. Même si le risque zéro n’existe pas, la sécurité offerte par le stockage cloud Azure reste infinimemnt plus robuste que celui d’un serveur isolé dans le local technique de votre entreprise.
Stockage cloud : la confidentialité au coeur de l’offre Microsoft 365
Enfin, sachez que Microsoft garantit la confidentialité des données stockées dans Onedrive. Seul le propriétaire dispose d’un accès complet, permanent et journalisé à ses informations, pendant toute la durée de son abonnement. Le personnel (salarié et sous-traitant) de Microsoft est tenu au respect de directives de protection des données strictes (notamment le RGPD), y compris lors du traitement d’incidents techniques ou d’une demande d’assistance à l’utilisateur. Régulièrement, des organismes spécialisés indépendants effectuent des audits de contrôle. Et Microsoft en réalise également en interne en suivant des processus rigoureux. Enfin, le support client de l’éditeur vous avertira systématiquement en cas de demande d’accès à vos données par des organismes publics (administratifs ou judiciaires).
Microsoft Onedrive : prise en main
Si vous souhaitez tester un Onedrive gratuit, c’est possible. Une simple inscription suffit pour bénéficier de 5 Go d’espace de stockage dans le cloud Microsoft. Cette étape réalisée, vous devrez installer et configurer le client Onedrive sur votre appareil.
Installation et configuration de votre stockage en ligne
Windows 10 et Windows 11 sont déjà livrés avec le client Onedrive. Sur Mac, vous pourrez l’installer depuis le Mac App Store. Et sur mobile (tablette et téléphone), il est disponible sur Google Play (Android) et App Store (iOS). L’utilitaire est gratuit. Une fois installé, vous n’aurez plus qu’à renseigner votre compte Microsoft (adresse et mot de passe) pour ouvrir Onedrive et accéder à votre espace. Le programme s’ouvrira ensuite automatiquement à chaque ouverture de session Windows ou macOS. Un petit nuage dans la barre des tâches signale sa présence. Notez toutefois qu’il est possible, mais moins pratique, d’utiliser Onedrive depuis un simple navigateur web (Edge, Chrome, Safari, Firefox). Pour cela, connectez-vous à Onedrive.com et suivez les instructions.
Le cloud Onedrive fonctionne comme un disque local, mais en mieux.
Une fois l’utilitaire installé et chargé, votre stockage cloud Onedrive est disponible dans l’Explorateur Windows ou le Finder de macOS. Il fonctionne exactement comme un disque dur local ou un lecteur réseau. Vous pouvez ainsi y créer des dossiers, déposer, renommer, supprimer des fichiers à votre guise. Tout se synchronise en arrière-plan, de façon automatique et transparente, chaque fichier déposé est accessible depuis tous les appareils sur lesquels vous aurez installé Onedrive et renseigné vos identifiants Microsoft.
Votre stockage en ligne au coeur des applications Premium
Les différents produits Microsoft 365 s’intègrent parfaitement les uns avec les autres. Vous utilisez les logiciels de la suite bureautique Microsoft Office ? Sachez que vous pouvez enregistrer vos nouveaux documents directement dans votre espace en ligne à partir de ces applications.
Collaborez plus efficacement avec Microsoft Onedrive
OneDrive vous autorise à partager vos documents très facilement, y compris dans le logiciel de messagerie Outlook.Le partage de fichiers simple et sécurisé
Dans l’Explorateur Windows par exemple, cliquez avec le bouton droit sur votre planning éditorial fraîchement rédigé, puis sélectionnez Onedrive > Partager.
Vous n’avez plus qu’à indiquer un nom, un groupe (Onedrive sait chercher dans un annuaire Exchange ou Active Directory) ou une adresse e-mail. Saisissez éventuellement un message pour le(s) destinataire(s) et cliquez sur Envoyer. En option, vous avez la possibilité de préciser les catégories de personnes habilitées à ouvrir le lien, autoriser ou non la modification du document, définir une date d’expiration et même un mot de passe. Pour les fichiers à accès restreint, vous pourrez même interdire le téléchargement.
Pièces jointes intelligentes dans Outlook, merci le stockage cloud !
Votre boîte e-mail professionnelle Outlook profite elle aussi des avantages de Microsoft Onedrive. Notamment lorsque vous souhaitez envoyer une pièce jointe à vos interlocuteurs.
Désormais, au lieu d’échanger un document en entier, vous ne partagez que le lien qui pointe vers celui-ci. Le fichier, lui, reste dans Onedrive. Vos destinataires peuvent collaborer sur le document en question sans avoir besoin d’en renvoyer 36 versions différentes ! Bienvenue dans l’ère du travail collaboratif et bye-bye les boîtes-aux-lettres en surcharge pondérale…
Onedrive entreprise : combien ça coute ?
Pour les TPE/PME, Onedrive est inclus dans les abonnements Microsoft 365 Business (Basic, Standard et Premium). Vous pouvez également ne souscrire qu’à Onedrive entreprise (1 To) pour moins de 5€ par mois et par utilisateur. Rapprochez-vous de votre interlocuteur AD-DS pour en savoir plus.