Onedrive : vos données professionnelles vous suivent partout !

Un homme debout qui tient un ordinateur portable dans sa main. Sur le ciel étoilé derrière lui, différentes icônes illuminées pour illustrer le concept de cloud computing. C'est ce concept qui est à l'oeuvre dans Microsoft Onedrive.

Disque dur externe HS, clé USB égarée, fichiers éparpillés, consultation impossible sur mobile, la gestion de vos données peut parfois tourner au cauchemar. Grâce à Onedrive, le système de stockage en ligne de Microsoft, vos fichiers sont accessibles partout, en permanence, sur n’importe quelle plateforme. Et mieux, vous pouvez même les partager avec vos collaborateurs, clients ou amis. La version « Onedrive entreprise » adaptée aux TPE/PME, va booster la disponibilité de vos données.

Onedrive c’est quoi ? Vos fichiers dans les nuages !

Pour comprendre ce qu’est Onedrive, vous devez d’abord vous familiariser avec le concept de « cloud computing » (informatique dans le nuage).

Le cloud, à l’origine du stockage en ligne

Pour faire simple, il s’agit d’utiliser des serveurs informatiques distants, hébergés dans des centres de données et accessibles par Internet, pour stocker des fichiers ou des applications. Le cloud s’oppose ainsi à l’informatique « locale », il remplace les serveurs de fichiers (ou bureautiques) dans les entreprises. Chez les particuliers, il supplante les disques durs externes et autres clés USB.

Des mutations technologiques qui favorisent le stockage cloud

Depuis le milieu des années 2000, le succès grandissant du cloud s’explique par trois grands bouleversements technologiques.

  • L’omniprésence du web dans les activités économiques et sociales. Une révolution qui pousse notamment les entreprises à investir la toile mondiale pour conquérir de nouveaux marchés.
  • La performance croissante des liaisons télécoms filaires (ADSL, Fibre) et cellulaires (3G, 4G, 5G). En 15 ans, le débit moyen des lignes Internet a été multiplié par plus de 10.
  • L’essor de l’informatique mobile (smartphone, tablette) qui multiplie le nombre d’appareils connectés dans les entreprises comme dans les foyers.

Dans un monde de plus en plus connecté et interconnecté, jamais les besoins en stockage, en échange et en mobilité de données n’ont été aussi importants.

Microsoft Onedrive, le cloud orienté professionnels

Microsoft Onedrive est une solution de stockage en ligne, qui fait partie du cloud Microsoft et de l’offre Microsoft 365. Parfaitement intégrée aux logiciels Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.), elle fonctionne sur votre ordinateur comme un disque dur externe. A la différence que les fichiers et dossiers que vous y déposez sont envoyés via votre connexion internet à un centre de données sécurisé. Afin que le fonctionnement soit transparent pour vous, le contenu de votre Onedrive se synchronise en permanence avec celui de votre ordinateur, tablette ou smartphone. A chaque modification apportée à l’un de vos fichiers sur vos appareils, Onedrive lance une nouvelle mise à jour avec votre espace de stockage en ligne. Ce faisant, vos contenus sont toujours actualisés et en lieu sûr.

Un centre de données (datacenter) comme les tous les grands acteurs du marché du stockage en ligne en possèdent partout dans le monde. A gauche et à droite, des armoires de disques et de serveurs fonctionnement 24h sur 24. Au milieu, une allée permet aux techniciens d'accéder aux différentes machines en cas de panne ou de maintenance d'un élément matériel.
La métaphore du nuage pour désigner le stockage en ligne cache une réalité bien concrète. Celle de milliers d'ordinateurs et de baies de disques concentrés dans de gigantesques centres de données (datacenters).

Les avantages du stockage en ligne

Pour vous, professionnels, les services de stockage en ligne présentent de nombreux avantages dont il serait dommage de ne pas bénéficier. Ils se résument à trois concepts : disponibilité, collaboration et cybersécurité.

Vos fichiers, partout, tout le temps grâce au cloud Onedrive

Le premier avantage de Onedrive entreprise, c’est la grande accessibilité de vos données. D’abord, parce que Onedrive est disponible sur toutes les plateformes. PC ou Mac (desktop ou portables), tablettes et smartphones (Android ou iOS), tous vos appareils se connectent à votre espace cloud. Vos fichiers sont ainsi stockés, synchronisés et accessibles en permanence, quel que soit l’appareil sur lequel vous travaillez. Vous avez mis à jour le devis d’un client au bureau sur votre iMac il y a une heure ? Vous pouvez désormais le consulter sur votre iPhone juste avant votre prochain rendez-vous ! Pour finalement y apporter les dernières retouches en quelques minutes. De quoi reléguer la clé USB au rayon des antiquités !

Le partage de fichiers, un atout majeur

Ensuite, l’autre avantage de Onedrive, c’est la possibilité de partager vos contenus avec vos collaborateurs, vos clients, votre entourage. En effet, si vos fichiers et dossiers sont par défaut privés sur votre stockage cloud, Microsoft a tout prévu pour vous autoriser à les partager. A l’heure du travail hybride et de l’avènement du collaboratif en entreprise, cette fonctionnalité du cloud Onedrive va vite devenir incontournable. Le produit permet ainsi le partage de contenus avec des personnes spécifiques (que vous connaissez) pour lesquelles vous pouvez définir des droits (lecture, modification, expiration du partage, mot de passe d’accès). Ou éventuellement avec des inconnus (grâce aux liens de partage) via e-mail, messagerie ou réseaux sociaux.

Vos données sauvegardées en lieu sûr avec Onedrive entreprise

Confier vos fichiers à Onedrive c’est prendre l’assurance que votre travail sera conservé en lieu sûr. L’offre de stockage Microsoft s’appuie en effet sur des centres de données (datacenters) hautement sécurisés, bénéficiant d’alimentations électriques redondantes et de systèmes anti-incendie de pointe. Lors du transfert et du stockage, de puissants algorithmes (AES256) chiffrent vos données afin d’éviter tout piratage informatique. Même si le risque zéro n’existe pas, la sécurité offerte par le stockage cloud Azure reste infinimemnt plus robuste que celui d’un serveur isolé dans le local technique de votre entreprise.

Illustration montrant un bouclier lumineux équipé d'une serrure. Pour protéger les données Onedrive de millions d'utilisateurs, Microsoft met en oeuvre un ensemble complet de solutions matérielles et logicielles. Le stockage cloud utilise notamment des algorithmes de chiffrement très puissants.

Stockage cloud : la confidentialité au coeur de l’offre Microsoft 365

Enfin, sachez que Microsoft garantit la confidentialité des données stockées dans Onedrive. Seul le propriétaire dispose d’un accès complet, permanent et journalisé à ses informations, pendant toute la durée de son abonnement. Le personnel (salarié et sous-traitant) de Microsoft est tenu au respect de directives de protection des données strictes (notamment le RGPD), y compris lors du traitement d’incidents techniques ou d’une demande d’assistance à l’utilisateur. Régulièrement, des organismes spécialisés indépendants effectuent des audits de contrôle. Et Microsoft en réalise également en interne en suivant des processus rigoureux. Enfin, le support client de l’éditeur vous avertira systématiquement en cas de demande d’accès à vos données par des organismes publics (administratifs ou judiciaires).

Microsoft Onedrive : prise en main

Si vous souhaitez tester un Onedrive gratuit, c’est possible. Une simple inscription suffit pour bénéficier de 5 Go d’espace de stockage dans le cloud Microsoft. Cette étape réalisée, vous devrez installer et configurer le client Onedrive sur votre appareil.

Installation et configuration de votre stockage en ligne

Windows 10 et Windows 11 sont déjà livrés avec le client Onedrive. Sur Mac, vous pourrez l’installer depuis le Mac App Store. Et sur mobile (tablette et téléphone), il est disponible sur Google Play (Android) et App Store (iOS). L’utilitaire est gratuit. Une fois installé, vous n’aurez plus qu’à renseigner votre compte Microsoft (adresse et mot de passe) pour ouvrir Onedrive et accéder à votre espace. Le programme s’ouvrira ensuite automatiquement à chaque ouverture de session Windows ou macOS. Un petit nuage dans la barre des tâches signale sa présence. Notez toutefois qu’il est possible, mais moins pratique, d’utiliser Onedrive depuis un simple navigateur web (Edge, Chrome, Safari, Firefox). Pour cela, connectez-vous à Onedrive.com et suivez les instructions.

Le cloud Onedrive fonctionne comme un disque local, mais en mieux.

Une fois l’utilitaire installé et chargé, votre stockage cloud Onedrive est disponible dans l’Explorateur Windows ou le Finder de macOS. Il fonctionne exactement comme un disque dur local ou un lecteur réseau. Vous pouvez ainsi y créer des dossiers, déposer, renommer, supprimer des fichiers à votre guise. Tout se synchronise en arrière-plan, de façon automatique et transparente, chaque fichier déposé est accessible depuis tous les appareils sur lesquels vous aurez installé Onedrive et renseigné vos identifiants Microsoft.

Capture montrant les deux espaces Microsoft Onedrive de l'utilisateur dans l'Explorateur Windows.
Les espaces Onedrive d'un utilisateur s'affichent dans l'Explorateur Windows de la même manière que les disques internes ou réseau. A noter qu'il est possible de gérer plusieurs stockages en ligne : un compte personnel et un compte Onedrive entreprise par exemple.

Votre stockage en ligne au coeur des applications Premium

Les différents produits Microsoft 365 s’intègrent parfaitement les uns avec les autres. Vous utilisez les logiciels de la suite bureautique Microsoft Office ? Sachez que vous pouvez enregistrer vos nouveaux documents directement dans votre espace en ligne à partir de ces applications. 

Capture de la fenêtre "Enregistrer sous" de Word. Les espaces de stockage en ligne disponibles sont visibles dans le volet de gauche. Ils s'intègrent parfaitement aux applications premium de Microsoft.
Onedrive est parfaitement intégré aux applications premium de Microsoft. Ici, la fenêtre "Enregistrer sous" de Word montre bien les deux espaces de stockage en ligne de l'utilisateur.
Encore mieux : une fois votre document Word, Excel ou Powerpoint enregistré dans Onedrive, la sauvegarde automatique (AutoSave) s’active ! Ce faisant, vous n’avez plus besoin de cliquer sur « Enregistrer », chaque modification de votre fichier est sauvegardée automatiquement. Cette fonctionnalité vous permet d’autre part d’avoir accès à l’historique des versions d’un document. Ainsi, vous pouvez restaurer votre présentation client, votre tableau d’amortissement ou votre devis dans l’état où ils étaient il y a dix minutes, une heure, une semaine. Pas belle la vie ?

Capture de la fonction Autosave dans Word. Tous les documents que vous enregistrez sur Onedrive sont sauvegardés automatiquement par les applications premium. Et vous pouvez même accéder à l'historique des modifications. Le stockage cloud participe à renforcer les fonctionnalités de vos applications quotidiennes.
Tous les fichiers que vous enregistrez sur Onedrive à partir d'une application premium sont sauvegardés automatiquement. Et vous pouvez même accéder à l'historique des modifications et revenir à une version antérieure de votre document.

Collaborez plus efficacement avec Microsoft Onedrive

OneDrive vous autorise à partager vos documents très facilement, y compris dans le logiciel de messagerie Outlook.

Le partage de fichiers simple et sécurisé

Dans l’Explorateur Windows par exemple, cliquez avec le bouton droit sur votre planning éditorial fraîchement rédigé, puis sélectionnez Onedrive > Partager.

Capture de l'Explorateur Windows illustrant la fonction de partage de Microsoft Onedrive. Le stockage cloud est parfaitement intégré dans le système d'exploitation.

Vous n’avez plus qu’à indiquer un nom, un groupe (Onedrive sait chercher dans un annuaire Exchange ou Active Directory) ou une adresse e-mail. Saisissez éventuellement un message pour le(s) destinataire(s) et cliquez sur Envoyer. En option, vous avez la possibilité de préciser les catégories de personnes habilitées à ouvrir le lien, autoriser ou non la modification du document, définir une date d’expiration et même un mot de passe. Pour les fichiers à accès restreint, vous pourrez même interdire le téléchargement.

Capture des paramètres du lien de partage permettant de définir des droits particuliers sur les fichiers échangés. Une fonctionnalité très prisée de Onedrive entreprise.

Pièces jointes intelligentes dans Outlook, merci le stockage cloud !

Votre boîte e-mail professionnelle Outlook profite elle aussi des avantages de Microsoft Onedrive. Notamment lorsque vous souhaitez envoyer une pièce jointe à vos interlocuteurs.

Capture de Microsoft Outlook montrant comment insérer un lien vers un fichier stocké sur Onedrive. Le partage de fichiers par mail sans saturer les boîtes-aux-lettres utilisateurs !
Le stockage en ligne Microsoft Onedrive s'intègre parfaitement au client de messagerie Outlook. Plutôt que d'envoyer de lourdes pièces jointes à vos collaborateurs, vous pouvez désormais échanger un simple lien.

Désormais, au lieu d’échanger un document en entier, vous ne partagez que le lien qui pointe vers celui-ci. Le fichier, lui, reste dans Onedrive. Vos destinataires peuvent collaborer sur le document en question sans avoir besoin d’en renvoyer 36 versions différentes ! Bienvenue dans l’ère du travail collaboratif et bye-bye les boîtes-aux-lettres en surcharge pondérale…

Capture Outlook montrant comment attribuer des droits aux destinataires de votre mail sur le fichier Onedrive dont vous envoyez le lien.
Chaque destinataire de votre mail pourra travailler sur le fichier cible (stocké sur Onedrive) en fonction des droits que vous attribuerez à ce lien.

Onedrive entreprise : combien ça coute ?

Pour les TPE/PME, Onedrive est inclus dans les abonnements Microsoft 365 Business (Basic, Standard et Premium). Vous pouvez également ne souscrire qu’à Onedrive entreprise (1 To) pour moins de 5€ par mois et par utilisateur. Rapprochez-vous de votre interlocuteur AD-DS pour en savoir plus.

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