Microsoft Viva : la formation professionnelle s’invite dans Teams

Microsoft Viva Learning intégré à Microsoft Teams dans un navigateur web. La plateforme d'expérience collaborateur Microsoft Viva est proposée avec l'abonnement Microsoft 365 Entreprise.

L’épanouissement au travail est devenu un puissant mantra depuis la crise sanitaire. Partant de ce constat, Microsoft Viva vous propose de renforcer l’expérience collaborateur dans votre entreprise, notamment par le biais de la connaissance. Avec Viva Learning, l’apprentissage devient en effet une habitude quotidienne. Elle s’intègre dans le flux de travail de vos collaborateurs, via Microsoft Teams. Présentation de la plateforme qui va changer votre regard sur la formation professionnelle.

Microsoft Viva c’est quoi ? La plateforme des salariés épanouis !

Microsoft Viva est une plateforme d’expérience employé (EXP). Il s’agit d’un outil numérique destiné à renforcer l’engagement, la productivité et le bien-être au travail des salariés. Intégrée à Microsoft 365 et Microsoft Teams, elle est composée de plusieurs modules dont l’un est dédié à l’apprentissage : Viva Learning.

Promouvoir et renforcer l’expérience collaborateur

Si vous deviez citer le nom d’un produit Microsoft, Viva ne vous viendrait jamais à l’esprit. Et pour cause, le concept d’expérience collaborateur (ou expérience des employés) est aussi récent que novateur. Il découle pourtant d’un constat évident, partagé aux quatre coins du monde : un salarié heureux est un collaborateur plus productif. L’objectif d’une plateforme d’expérience employé (EXP) comme Microsoft Viva est donc de rassembler au sein d’un outil numérique tout ce qui permet de renforcer la qualité de vie au travail. A savoir, les communications, les connaissances, l’apprentissage et les ressources utiles à l’exercice de leur mission. Pour votre entreprise, Microsoft Viva poursuit 4 objectifs :

  • Encourager de saines habitudes de travail
  • Améliorer la performance collective
  • Aider chaque collaborateur à apprendre et à développer ses compétences
  • Informer et impliquer les salariés dans la vie de l’entreprise.

Résultats : des collaborateurs épanouis et fidélisés qui renforcent l’attractivité de votre entreprise.

Microsoft Viva Insights, l'un des modules de la suite Microsoft Viva. L'objectif de la plateforme est de renforcer l'expérience collaborateur au sein de votre entreprise. L'épanouissement et le bien-être des salariés sont les piliers de Microsoft Viva.
Microsoft Viva Insights fait partie de la suite Microsoft Viva.
Chaque module s'intègre parfaitement dans Teams, au plus près des habitudes de vos collaborateurs. Ici, la plateforme fournit des conseils pour l'épanouissement et le bien-être des salariés.

Microsoft Viva Learning : apprendre dans Microsoft Teams

Viva Learning est l’un des modules de la plateforme Microsoft Viva. Son rôle ? Offrir à vos salariés un accès aux ressources d’e-learning de votre entreprise directement depuis un outil collaboratif qu’ils utilisent tous les jours : Microsoft Teams. Les contenus pédagogiques rassemblés dans Microsoft Viva Learning peuvent ainsi provenir de votre propre base documentaire interne (Learning Management System), de ressources Microsoft ou encore d’applications et de bases de connaissances tierces. Vos collaborateurs consultent les informations de Viva Learning directement depuis un onglet Teams, que ce soit sur un PC ou un appareil mobile.

La formation e-learning haut de gamme boostée à l’IA

Viva Learning agrège et centralise des contenus pédagogiques provenant de sources e-learning de renommée internationale. Comme celles de Microsoft Learn, LinkedIn Learning Hub, Microsoft 365 Training, Skillsoft, Coursera ou encore Infosec Institute, Harvard Business Publishing ou edX. L’outil autorise également l’intégration de logiciels de gestion de la formation tels que Cornerstone OnDemand, Saba ou SAP SuccessFactors. Et grâce à son puissant moteur d’intelligence artificielle (IA), la plateforme suggère des contenus pédagogiques à vos employés en fonction des recherches qu’ils ont déjà effectuées. Mais aussi, selon les objectifs individuels que vous leur avez assignés dans le cadre de votre stratégie d’entreprise.

Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin de Microsoft Viva Learning ?

La crise sanitaire a profondément modifié le monde et l’organisation du travail. Quête d’autonomie et de sens, équilibre vie professionnelle et vie privée, éclatement de l’espace de travail. Sans parler des difficultés de recrutement et d’intégration des nouveaux embauchés. Les ressources humaines font désormais face à des enjeux inédits.

Renforcer l’expérience collaborateur à l’ère du travail hybride

Télétravail, flexibilité horaire, coworking, la mise en place du travail hybride peut s’accompagner « d’effets indésirables ». Affaiblissement de l’engagement des employés, difficulté à diffuser et maintenir la culture d’entreprise, isolement des travailleurs, absentéisme. Par ailleurs, à distance, l’accès à l’information est souvent plus lent et difficile. En outre, les moments en commun se raréfiant dans les équipes, capitaliser et échanger sur les bonnes pratiques prend plus de temps. D’où le sentiment d’une perte d’efficacité et d’intelligence collective. Voilà pourquoi Microsoft Viva (et notamment Viva Learning) a été conçu : accompagner votre transformation digitale tout en gommant les inconvénients du travail hybride pour n’en conserver que les avantages.

Viva Learning, moteur d’intégration et de conduite du changement

Dans ce contexte de mutation de l’environnement de travail, une plateforme comme Microsoft Viva Learning est une précieuse alliée. Notamment pour réussir l’intégration des nouveaux embauchés dans votre structure (onboarding). Ou encore pour former vos collaborateurs à l’usage d’un nouveau produit. L’interface familière de Microsoft Teams, couplée à la puissance du moteur de recherche Viva, rend la formation e-learning plus conviviale. Un atout indispensable dans votre stratégie de conduite du changement ou dans la gestion de projet. De plus, le management a la possibilité de suivre l’acquisition des compétences par les équipes. Et d’en tirer des rapports et des indicateurs, accessibles depuis Microsoft Teams.

Trois salariés travaillent et discutent ensemble autour d'une table. Ils utilisent PC et tablettes Windows. Un environnement technique idéal pour utiliser Microsoft Viva et son module d'apprentissage social Viva Learning.
Parfaitement intégrée aux logiciels de productivité et de collaboration de la suite Microsoft 365, Microsoft Viva stimule les interactions et l'apprentissage social dans votre entreprise.

Un hub d’apprentissage au plus près de l’utilisateur

Tous les responsables de formation le savent : plus les outils d’information se multiplient dans l’entreprise, moins les personnels sont enclins à les utiliser. C’est là que réside la grande force de Viva Learning : rapprocher la formation du poste de travail. Vos collaborateurs accèdent en effet aux contenus pédagogiques à partir des outils collaboratifs qu’ils utilisent tous les jours. À savoir Microsoft Teams, mais également au cœur de vos espaces SharePoint. Par conséquent, plus besoin de développer de coûteux portails de formation ! Viva Learning devient le hub d’apprentissage unique de votre organisation.

Les avantages de Viva Learning pour vos collaborateurs

Si pendant longtemps la formation des salariés était un processus descendant, les pratiques RH dans ce domaine évoluent fortement depuis quelques années. Profil et projet professionnels de chaque collaborateur sont désormais déterminants. Le salarié ne joue donc plus un rôle passif dans le développement de ses compétences, il en devient l’acteur.

L’apprentissage social, pilier de l’intelligence collective

Viva Learning est conçu pour permettre à vos employés d’échanger sur leurs métiers, les bonnes pratiques, les méthodes, les solutions aux problèmes courants. Autant de contenus qui viendront ensuite enrichir les bases de connaissances internes. De plus, lorsqu’une formation Viva a été appréciée par l’un de vos collaborateurs, ce dernier dispose de toutes les fonctionnalités Teams pour la recommander à ses collègues. Il peut ainsi l’épingler dans une conversation ou une équipe et même ajouter des commentaires à son partage. Tout ceci s’effectue de façon fluide, naturelle et simple, au cœur des flux de travail. C’est le principe d’apprentissage social, l’un des piliers de Viva Learning et facteur déterminant dans le développement de l’intelligence collective.

Viva fait la part belle au développement personnel

La nouvelle génération de salariés est adepte du développement personnel, demandeuse de sens, d’autonomie et de créativité dans le travail. Viva Learning est la plateforme de formation idéale pour satisfaire ses exigences : parcours individualisés, définition d’objectifs personnalisés, accès permanent au catalogue des contenus. Sans parler de la grande variété des thématiques et des formats proposés par la plateforme. Chacun de vos salariés peut non seulement enrichir et maintenir ses compétences métier (hard skills) mais également développer des capacités non techniques (soft skills). Par exemple, des modules pour développer son intelligence émotionnelle ou sa résilience, bâtir la confiance, ou encore accueillir le changement, sont proposés sur Viva Learning. De quoi rendre vos jeunes recrues plus motivées et plus fidèles !

Apprendre en travaillant, la formation continue

Un collaborateur acteur de son parcours apprécie de se former à son rythme et d’intégrer l’acquisition de compétences dans son flux de travail quotidien. Voilà pourquoi Viva Learning est installé au sein de Teams, un outil qui tend à devenir le centre névralgique de l’activité de vos équipes. Désormais, le temps de formation devient indissociable du temps de travail et se mue en habitude. Chaque journée est alors l’occasion d’apprendre de nouveaux concepts ou d’acquérir de nouvelles compétences en lien avec les activités courantes. En faisant de la formation un réflexe, vous maintenez l’expertise de vos équipes tout en minimisant les périodes de stage qui pénalisent la production de l’entreprise. Gagnant-gagnant !

Capture d'écran de Microsoft Viva Learning fonctionnant dans Teams en mode web. En utilisant leurs identifiants Microsoft 365, vos collaborateurs peuvent accéder à la formation e-learning de l'entreprise depuis n'importe quel lieu de travail. Microsoft Viva c'est quoi ? L'apprentissage à l'ère du travail hybride !
Viva Learning fonctionne également dans Teams en mode web, depuis un navigateur comme Edge ou Chrome. Vos collaborateurs utilisent leurs identifiants Microsoft 365 pour se connecter n'importe où et bénéficier des contenus qui les intéressent. Cloud, travail hybride et digital workplace sont dans l'ADN de Viva.

Comment déployer Microsoft Viva Learning dans votre entreprise ?

Vous souhaitez faire profiter vos collaborateurs de tous les avantages de Microsoft Viva et notamment de Viva Learning ? Alors, suivez le guide.

Préparez votre entreprise à l’apprentissage social !

Avant de pouvoir utiliser Viva Learning au sein de votre organisation, assurez-vous que vous avez déployé Microsoft Teams. Vos salariés doivent en effet connaître et maîtriser les concepts de base de cet outil collaboratif. Il sera alors temps pour vous de suivre les recommandations suivantes:

  • Définir vos besoins en formation
  • Réfléchir aux contenus pédagogiques que vous souhaitez proposer à vos équipes.
  • Désigner un groupe de collaborateurs « pilotes » chargé des premiers retours d’expérience.
  • Faire appel à un expert des solutions Microsoft pour vous accompagner dans votre projet.

Ce spécialiste pourra vous présenter une démonstration de la plateforme Microsoft Viva. Il vous conseillera également sur le type de licence à acquérir en fonction de vos besoins. En effet, si la version standard de Viva Learning est incluse dans votre abonnement Microsoft 365 (Entreprise), une licence dédiée est requise pour bénéficier des fonctionnalités Premium.

Capture d'écran du centre d'administration de Microsoft 365 Entreprise. Cette interface permet, entre autres, d'accéder aux paramètres de Microsoft Viva. Les différents modules, dont Viva Learning, sont réglables dans la partie inférieure. Profitez des avantages de l'apprentissage social pour booster l'expérience collaborateur dans votre établissement.
Les différents modules de Microsoft Viva (dont Viva Learning, Connections ou Insights) sont activables et configurables depuis le centre d'administration de Microsoft 365 Entreprise.

Un administrateur de la connaissance qui veille aux contenus

Dernière étape avant de lancer Viva Learning dans votre entreprise : nommez un ou plusieurs administrateurs de la connaissance. Leur rôle consiste à gérer les sources de contenus (internes et externes) dans Teams ou SharePoint ainsi que les licences individuelles. Désignez de préférence des personnes qui ont une expérience de la formation, des ressources humaines ou de la communication plutôt qu’un profil de technicien.

La configuration de Microsoft Viva Learning s’effectue facilement dans le centre d’administration Microsoft 365. C’est au sein de cette interface que vous pourrez entre autres :

  • Définir l’identité d’un ou des administrateurs de la connaissance
  • Gérer les différentes sources de contenus pédagogiques
  • Activer le suivi du contenu recommandé

Une fois Viva Learning activé et en fonction du type de licences dont vous disposez, d’autres paramètres seront disponibles directement dans l’application Teams. Notamment pour gérer les fournisseurs, synchroniser les contenus, personnaliser la page « Mon apprentissage », etc. Votre expert Microsoft 365 saura vous guider dans l’utilisation de ces consoles d’administration.

Microsoft Viva Learning est accessible depuis le contre d'administration M365. C'est ici que vous pouvez paramétrer les sources de contenus, les rôles d'administrateur et de gestionnaire des connaissances ou encore la disponibilité de la formation e-learning dans Teams.
Interface d'administration du module Microsoft Viva Learning (cliquez pour agrandir).
Capture d'écran du centre d'administration de Microsoft Viva Learning. Ici, vous pouvez désigner un ou plusieurs administrateurs des connaissances. Ce rôle particulier autorise une personne à gérer les contenus de formation ou les licences Microsoft Viva attribuées aux utilisateurs.
Le panneau de droite permet ici de nommer un ou plusieurs administrateurs des connaissances.

Viva Learning, la formation moins chère que vous ne l’imaginez !

Viva Learning Premium est disponible à partir de 3,40 € HT par utilisateur et par mois seulement. Votre partenaire Microsoft 365 pourra également vous conseiller la suite Microsoft Viva intégrale, incluant tous les modules de la plateforme, à compter de 7,60 € HT par utilisateur/mois.

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