Power Automate : pour travailler mieux, automatisez plus !

Ecran d'accueil de Microsoft Power Automate.

Table des matières

Consacrez plus de temps à vos activités importantes et automatisez les tâches répétitives. Comment ? Grâce à Power Automate, l’outil de conception de flux de travail de Microsoft 365. Et pour cela, nul besoin d’être un expert en programmation ! Car Microsoft Power Automate est une plateforme dite « low code ». Découvrez donc comment cet utilitaire particulier va doper votre productivité. Description, rôle, fonctionnalités et mise en œuvre par l’exemple, cet article vous initie à la Power attitude.

Power Automate, la solution d’automatisation qui vous libère des tâches fastidieuses

Initialement dénommée Flow, Microsoft Power Automate est une plateforme qui permet d’automatiser des tâches et des processus. Simple à utiliser, et incluse dans Microsoft 365.

Power Automate c’est quoi ?

C’est un outil de productivité aussi méconnu qu’efficace. Il vous permet de concevoir des workflows (flux de travail) d’automatisation des tâches répétitives. Sans avoir recours au code informatique (ou très peu). Dans quel but ? Simplifier votre quotidien et vous permettre d’accorder plus de temps à ce qui est important.

Imaginez par exemple que vous receviez chaque jour une centaine de courriels contenant chacun un bon de livraison au format PDF. Et que vous souhaitiez enregistrer ces pièces jointes dans un dossier Onedrive pour les conserver. Faire ce travail manuellement serait aussi rébarbatif qu’inefficace. Alors, que diriez-vous d’automatiser cette tâche avec Power Automate ? En quelques clics, vous créez un flux capable de réaliser ce travail de façon automatique. Il se déclenche alors à chaque réception de l’un de ces fameux mails dans votre BAL Outlook. Et enregistre les bons de livraison sans intervention humaine. Vous gagnez alors un temps précieux que vous pouvez consacrer à des activités plus intéressantes.

Principe de base d’un flux de travail

Microsoft Power Automate est une plateforme « low-code » de création de flux de travail. Vous n’avez pas besoin de savoir écrire des scripts ou de maîtriser un langage informatique. Les workflows que vous allez créer avec Power Automate fonctionnent selon un principe simple. Un déclencheur, (automatique, manuel ou planifié) lance une séquence de tâches déterminée dont le but est d’automatiser un traitement.

Par exemple, envoyer un mail de bienvenue à chaque client qui s’inscrit à votre newsletter. L’inscription du client devient alors le déclencheur d’une série d’actions : création d’un nouveau mail dans Outlook, saisie de l’adresse du client en destinataire, envoi du mail type. Ce workflow, capable de fonctionner de façon indépendante, automatise votre processus de bienvenue. Et vous libère de réaliser ces actions fastidieuses vous-même !

La liste des modèles de flux Power Automate est très fournie, comme en témoigne cette capture d'écran.
Il existe des milliers de modèles de flux Power Automate au sein de la plateforme.

Des centaines de connecteurs

Les connecteurs sont les applications et les services en ligne que vous allez pouvoir automatiser à l’aide d’un flux Power Automate. Parmi eux, vous retrouvez un grand nombre de produits Microsoft comme Outlook, Excel, Teams, Forms, Onedrive ou encore SharePoint. Mais également des services tiers comme Youtube, Google Drive, Dropbox, Twitter ou même des CRM comme Salesforce. Il existe en effet plusieurs centaines de connecteurs disponibles sur la plateforme Power Automate. Et la liste des nouveaux services compatibles s’allonge en permanence.

Des milliers de modèles

Vous êtes un utilisateur débutant sur Microsoft Power Automate ? Pas de problème ! Grâce aux milliers de modèles (templates) fournis par l’outil d’automatisation, vous ne démarrerez pas de zéro. La version cloud de Power Automate va même jusqu’à classer les modèles en fonction des usages. Productivité, collecte de données, travail à distance, notifications, il existe forcément un modèle qui répond à votre besoin. Et pour chacun d’eux, la plateforme signale les connecteurs qui seront utilisés par le flux en question.

Power Automate Desktop : menez Windows à la baguette !

Outre la création de flux de cloud, vous pouvez également concevoir des flux de bureau avec l’application Power Automate Desktop. Celle-ci est d’ailleurs fournie en standard dans Windows 11. Les principes sont pratiquement les mêmes, à la différence que les flux fonctionnent sur votre PC. Ils sont notamment capables d’ouvrir des applications (comme le navigateur web). Mais également de capturer des informations de la souris et du clavier ou de demander des renseignements à l’utilisateur via des pop-up. Là aussi, des modèles prédéfinis vous permettent de réaliser des flux courants. Par exemple, récupérer le contenu d’une feuille Excel, copier des fichiers entre deux emplacements mais aussi imprimer une série de documents. En gestion des processus, c’est vous le chef d’orchestre !

Capture d'écran de Power Automate Desktop dans Windows 11.
Power Automate Desktop est inclus dans Windows 11. Il permet de créer des flux de bureau capables d'automatiser vos tâches répétitives en utilisant les applications présentes sur votre PC.

Pourquoi utiliser l’automatisation des tâches ?

Power Automate fait partie de la Power Platform de Microsoft. Un ensemble d’outils destiné à rendre les entreprises plus innovantes et dynamiques. De l’analyse des données à l’automatisation des processus, votre société gagne en productivité et en efficacité. Simplement et de façon économique.

Parce que les tâches répétitives plombent votre entreprise

Les tâches répétitives, souvent à faible valeur ajoutée, pèsent sur votre entreprise de multiples façons. Perte de temps et d’énergie, démotivation de vos équipes, erreurs de saisie, inefficacité de vos processus métier, elles finissent par vous coûter cher. En les confiant à la plateforme Microsoft Power Automate, vous faites réaliser ces corvées rébarbatives par des flux de travail automatisés. Pas par vos collaborateurs. Et tout le monde y gagne ! Vos salariés, vos clients, vos budgets, en somme votre affaire.

Parce que c’est simple mais puissant

Avec Power Automate, automatiser ne rime pas forcément avec programmer ! La plateforme « low-code » voire « no-code », vous permet de mettre en oeuvre des flux de travail efficaces de façon simple et rapide. Toutefois, si vous avez un développeur sous la main, il trouvera dans Power Automate tous les outils avancés nécessaires à la conception de workflows plus complexes. Comme par exemple des flux d’aide à la décision basés sur des analyses fournies par PowerBI (logiciel de Business Intelligence inclus dans la Power Platform de Microsoft). Résultat : une entreprise plus agile, plus rentable, dans laquelle vos collaborateurs trouvent plaisir à travailler.

Parce que Power Automate Desktop supporte vos applications héritées

Avec Power Automate Desktop, il est possible de créer des flux de bureau automatisant des applications anciennes (héritées) voire obsolètes. Le produit s’appuie sur la RPA (Robotic Process Automation) qui vous autorise à créer des « robots logiciels ». Ces derniers sont capables d’exécuter des tâches simples et répétitives. Ils fonctionnent soit en mode « assisté », c’est-à-dire déclenché par un utilisateur, voire en mode autonome (non-assisté) pour les processus ne nécessitant aucune intervention. Cerise sur le gâteau, ces flux RPA peuvent aussi être hébergés sur une infrastructure distante comme Microsoft Azure. Power Automate ne fait donc pas qu’automatiser vos applications héritées, il les modernise !

Une Power Platform qui s’adresse aussi aux TPE/PME

Nombreux sont les dirigeants de TPE/PME à considérer que l’automatisation des tâches n’est profitable qu’aux grandes structures. Pourtant, les outils de la Power Platform, et notamment Microsoft Power Automate, sont efficaces quelque soit la taille de votre entreprise.

Redémarrer après la pandémie

La crise sanitaire liée au Covid-19 a bouleversé le monde du travail et de l’entreprise. Nouveaux modes d’organisation, télétravail, difficultés de recrutement, les TPE/PME font face à de nouveaux enjeux. Parmi eux, l’optimisation de la productivité et l’adaptation à la mobilité plébiscitent les solutions proposées par la Power Platform. Analyse et mise en forme de données avec Power BI. Développement d’applications métier grâce aux Power Apps. Automatisation des processus organisationnels sous Power Automate. Création d’assistants virtuels pour améliorer l’expérience client. Tous ces outils rendent votre entreprise plus performante mais également plus attractive. Et ce, aussi bien pour vos collaborateurs que pour vos clients.

Toutes vos activités sont concernées

Les outils et services de la Power Platform optimisent tous les processus de votre TPE/PME. Et Power Automate est un fidèle représentant de cette famille.

  • Marketing et ventes : campagnes commerciales, collecte d’informations sur vos prospects, envoi de notifications à vos commerciaux, etc.
  • Budget et finances : alimentation automatique de tableaux de bord, automatisation de certaines saisies comptables, génération de rapports.
  • Logistique et approvisionnement : workflows de surveillance des stocks, d’accélération du traitement informatique des commandes, d’automatisation de la chaîne de préparation et de livraison.
  • Service client : création de flux d’entreprise pour normaliser la saisie d’incidents ou de demandes d’assistance, collecte des réponses aux enquêtes de satisfaction, notifications automatiques lorsqu’un client VIP envoie un message.

L’automatisation des tâches vous fera gagner du temps à toutes les étapes du parcours client. Mais aussi dans chaque process de gestion de votre entreprise. C’est un levier d’optimisation puissant dont il serait dommage de vous priver.

Capture d'écran d'un flux Power Automate complexe.
Au cœur de Power Automate, Process Advisor est capable de vous suggérer des optimisations de processus pertinentes. Notamment grâce à l'utilisation de l'intelligence artificielle couplée à une puissante analyse de données.

Votre premier flux Power Automate en 4 étapes

Concevoir un workflow est plus rapide que vous ne l’imaginez en utilisant l’interface conviviale de Microsoft 365.

Etape 1 : connectez-vous à Microsoft 365

Votre abonnement Microsoft 365 vous permet d’accéder à l’outil Power Automate. Mais surtout, à des centaines de modèles et de connecteurs conçus pour vous faciliter la vie. Une fois vos identifiants Microsoft renseignés, rendez-vous dans le panneau latéral de gauche. Outre les applications Premium usuelles disponibles en version web (Word, Excel, Outlook), des utilitaires comme Stream, Visio ou Delve apparaissent dans la liste. Parmi eux, cliquez sur Power Automate. L’écran principal s’ouvre à droite et vous demande alors « que souhaitez-vous automatiser ? » En suivant l’exemple donné au début de cet article, vous allez créer un flux capable d’extraire une pièce jointe d’un mail Outlook et de l’enregistrer sur votre espace Onedrive. Pour ce faire, vous pouvez soit le concevoir de A à Z (nouveau flux), soit utiliser un modèle prédéfini et le personnaliser.

Capture de l'écran principal de Power Automate après la connexion à Microsoft 365.
Ecran d'accueil de Microsoft Power Automate.

Etape 2 : créez un flux de cloud automatisé à partir de zéro

Cliquez sur « Créer » dans le menu latéral. En haut de l’écran principal, plusieurs types de flux apparaissent :

  • Flux de cloud automatisé, déclenché par une condition prédéfinie.
  • Flux de cloud instantané, déclenché manuellement par vous-même.
  • Flux de cloud planifié, déclenché à un moment et une fréquence donnés.
  • Flux de bureau, pour automatiser des processus sur votre poste de travail.
  • Process Advisor qui nécessite une base de données pour fonctionner.

C’est le premier type de flux qui vous intéresse car vous voulez qu’il se déclenche de façon automatique dès l’arrivée d’un nouveau mail. Sélectionnez donc « flux de cloud automatisé ». 

Lorsque vous créez un nouveau flux de cloud, Power Automate vous permet de choisir entre plusieurs types, en fonction du déclencheur.
Power Automate vous autorise à créer plusieurs types de flux de travail.

Sur l’écran suivant, donnez un nom à votre workflow et choisissez son déclencheur (Power Automate vous en suggère plusieurs). Pour rechercher un déclencheur particulier, tapez un mot clé dans la zone recherche, par exemple « outlook.com ». Puis, sélectionnez « Lors de l’arrivée d’un nouvel e-mail ». Cliquez enfin sur le bouton Créer.

Sur cette capture, l'utilisateur saisit un nom pour son flux de travail. Puis il sélectionne le déclencheur désiré.
Saisissez un nom et un déclencheur pour votre workflow Power Automate.

Etape 3 : personnalisez votre nouveau flux de travail

A l’étape suivante, vous commencez à personnaliser le flux selon votre besoin. 

Affinez les réglages du déclencheur

Les options avancées vous autorisent à paramétrer finement les conditions de déclenchement du workflow. Par exemple, le champ « De » vous permet de spécifier une ou plusieurs adresses d’expéditeurs qui vous envoient les fameuses pièces jointes à enregistrer. A la section « avec pièces jointes uniquement », indiquez « oui ». Cliquez enfin sur « Nouvelle étape ».

Capture d'écran du déclencheur du flux de travail. C'est la première étape pour personnaliser un workflow.
Personnalisez le déclencheur de votre nouveau flux de travail. Indiquez notamment "Oui" dans les champs relatifs aux pièces jointes.

Introduisez une condition

Ici, vous allez spécifier à Power Automate que vous ne souhaitez conserver que les fichiers PDF, à l’exclusion de toute autre pièce jointe. Dans la boîte « Choisir une opération », sélectionnez « Control », puis « Condition ». Dans la zone « Choisir une valeur », choisissez le contenu dynamique « Pièces jointes Nom ». Vous spécifiez ensuite que le nom de la pièce jointe se termine par « pdf ».

Définition d'une condition dans le workflow Power Automate.
Vous paramétrez votre workflow pour qu'il filtre les pièces jointes au format PDF.
Le workflow Power Automate s'enrichit d'une condition qui teste l'extension des fichiers en pièces jointes.
Avec cette condition, votre flux de travail recherchera uniquement les pièces jointes dont le nom se termine par "pdf".

A gauche, dans la partie « Si oui », cliquez sur Ajouter une action. Dans le champ de recherche, indiquez « Onedrive » et choisissez « Onedrive for business » si vous avez un Onedrive professionnel. Dans la liste des Actions possibles, cliquez sur « Créer un fichier ». Ensuite, renseignez les trois champs obligatoires :

  • Chemin d’accès du dossier : vous indiquez le nom du dossier cible dans lequel les fichiers PDF vont être enregistrés par le workflow.
  • Nom de fichier : cliquez dans la zone et choisissez « Pièces jointes Nom ».
  • Contenu du fichier : cliquez là aussi dans la zone et sélectionnez « Pièces jointes Contenu ». La zone de droite « Si non » est laissée vide. Cliquez sur le bouton Enregistrer sous les boîtes de condition.
Dans cet encart "Si oui", vous définissez le comportement du workflow lorsque la condition est satisfaite. Dans cet exemple, si la pièce jointe se termine par "pdf", elle sera enregistrée dans le dossier "PJ" du lecteur Onedrive.

Etape 4 : testez l’automatisation des tâches

Pour vérifier que votre workflow fonctionne, vous pouvez cliquer sur « Tester » en haut à droite de l’écran principal. Sélectionnez « Manuellement » puis « Tester ». Power Automate va désormais attendre qu’un mail arrive dans votre boîte Outlook.com. Simulez l’événement en envoyant vous-même un mail contenant une pièce jointe PDF à votre BAL Outlook. Dès réception du courriel, le flux Power Automate se déclenchera automatiquement et vous enverra un compte-rendu d’exécution. Evidemment, vous pourrez contrôler l’enregistrement du fichier PDF en question dans le dossier Onedrive spécifié à l’étape précédente.

Capture complète du flux de travail. Ce dernier est prêt à être testé pour vérifier le bon comportement de l'automatisation.
Etape finale de la création d'un workflow : le test.

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