L’essor du travail hybride rend les outils collaboratifs plus nécessaires que jamais. Incluse dans votre abonnement Microsoft 365, SharePoint est une plateforme dédiée au travail d’équipe. Ce produit permet de concevoir les pages web de votre intranet mais propose aussi de faciliter le partage de fichiers, la recherche documentaire et la collaboration au sens large. Le tout, basé sur la fiabilité et la sécurité du cloud Microsoft Azure. Alors pourquoi l’utiliser ? Eléments de réponse dans cet article.
SharePoint, la création de sites intranet simplifiée
Microsoft SharePoint est un logiciel orienté web. Il vous permet à ce titre de concevoir et de mettre en ligne des pages web à destination de vos utilisateurs.
Développez un intranet professionnel en quelques minutes.
Grâce à ses fonctionnalités « no code » et aux nombreux modèles de pages proposés, vous n’avez besoin d’aucune compétence technique pour créer des sites intranet. Textes, images, bannières, tableaux, listes, bibliothèques et même vidéos Youtube se côtoient pour composer des pages élégantes et engageantes. Bien sûr, vous pouvez créer autant de sites SharePoint que nécessaire : site d’équipe (par service ou département), site de communication (actualités diverses, RH, sécurité), etc. Finies les affiches placardées à la machine à café ! Toutes les informations importantes que vous souhaitez partager avec vos collaborateurs sont consultables sur votre site SharePoint. A partir d’un ordinateur, via un navigateur comme Chrome, Edge, Firefox ou Safari. Ou sur un smartphone, grâce à l’application mobile disponible pour Android et iOS.
SharePoint 365 : créez un extranet pour le même prix.
Avec les options de partage de SharePoint online, vous pouvez même autoriser des personnes externes à votre entreprise à consulter des informations les concernant. Clients, fournisseurs ou prestataires se connecteront à votre espace SharePoint en utilisant un simple compte Microsoft. Libre à vous de leur proposer grilles tarifaires, conditions générales de vente, rapports d’activité ou catalogues de produits. Bien entendu, vous définirez en amont les droits d’accès adaptés à chaque catégorie d’utilisateurs. Vous voilà aux commandes d’un extranet performant et sécurisé. Et ce, sans dépenser plus que le montant de votre abonnement à Microsoft 365 !
Partage et collaboration au cœur de SharePoint Online.
Avec la généralisation du travail à distance, collaborer entre personnes ou entre équipes est plus délicat. Mais avec Microsoft SharePoint, partager des informations c’est simple et rapide.
Le couteau suisse du travail collaboratif.
Calendriers, plannings, listes, bibliothèques de fichiers, actualités, contenus informatifs… Tout ce qu’il est nécessaire de partager pour optimiser vos processus d’entreprise et stimuler le travail collectif est disponible dans SharePoint. Intégrée à la suite Office 365, la plateforme gère les documents Word, Excel, Powerpoint, Publisher, sans oublier les bloc-notes conçus dans OneNote. Chaque utilisateur accède et contribue à tous les documents partagés par ses collègues. Et ce, d’où qu’il travaille et en fonction des droits qui lui sont accordés. L’outil prend même en charge la concurrence d’accès afin que plusieurs personnes puissent travailler sur un document en même temps. Mais également le versioning, grâce auquel la plateforme conserve plusieurs versions successives d’un même fichier. Rien de tel pour faciliter et dynamiser le travail en équipe.
Flux d’automatisation : faites circuler les données !
Parmi les fonctions les plus avancées, SharePoint 365 vous permet entre autres de créer et d’automatiser des flux de travail (workflows). Par exemple, vous pouvez décider que le rapport d’activité mensuel de votre service soit rédigé, révisé et approuvé par plusieurs personnes différentes avant d’être publié sur l’intranet. Vous définirez donc un workflow qui fera circuler le document entre les utilisateurs en question, à chaque étape de son élaboration. Et grâce à sa compatibilité avec Power Automate, vous pouvez créer des flux plus complexes, basés sur des interactions avec d’autres applications. SharePoint s’intègre alors à des produits comme Slack, Trello ou encore Wimi !
Recherche moderne : ne cherchez plus, trouvez !
Savez-vous qu’en moyenne, vos collaborateurs perdent 20% de leur temps de travail à rechercher des informations ? Soit une journée entière par semaine ouvrée !
Microsoft SharePoint : cap sur la centralisation.
En 2023, plus personne n’a envie de rechercher ses documents dans d’obscurs répertoires disséminés sur des lecteurs réseau. L’heure est à la centralisation de l’information sur des portails en ligne. Encore une bonne raison de mettre en œuvre le logiciel collaboratif de Microsoft ! Ce dernier offre en effet de puissantes capacités de gestion électronique des documents (GED). Regroupez vos fichiers dans des bibliothèques SharePoint afin de créer des espaces documentaires. « Taguez » les contenus avec des métadonnées (étiquettes) pour pouvoir les classer, les filtrer et les retrouver bien plus vite. Recherchez les versions antérieures d’un document de travail. Tout un panel de fonctionnalités qui mettent un sérieux coup de vieux aux serveurs de fichiers !
Recherche Microsoft : vos données professionnelles dans un moteur de recherche.
Mais c’est surtout le concept de « recherche moderne » qui renforce l’intérêt de SharePoint. En déployant la « Recherche Microsoft » à l’échelle de votre entreprise, vous vous dotez d’un véritable « Google » interne aux fonctions sophistiquées :
- Résultats personnalisés, basés sur l’historique de travail de chaque utilisateur.
- Recherche dans les dossiers partagés, requêtes avancées.
- Présentation efficace des résultats, prévisualisation, interface conviviale.
- Mise en avant des contenus que vous souhaitez promouvoir (en tant qu’administrateur).
- Compatibilité avec les appareils mobiles.
- Evolution constante des fonctionnalités offertes, notamment grâce au machine-learning et à l’IA.
Avec SharePoint dans Microsoft 365, vous accédez à des outils de recherche disposant des mêmes fonctionnalités clés que les moteurs de recherche généralistes. Et tout ça, à l’échelle de votre système d’information.
Microsoft SharePoint, le compagnon idéal de Teams.
Vous utilisez déjà Teams pour collaborer avec les membres de votre équipe ? Et bien sans le savoir, vous utilisez aussi SharePoint !
Des applications qui partagent des gènes communs.
Microsoft Teams emprunte de nombreux concepts à SharePoint. Au point de pouvoir considérer Teams comme un SharePoint doté de fonctions de conversation et de vidéoconférence ! Par exemple, savez-vous que lorsque vous créez une équipe ou un canal dans Teams, un espace SharePoint lui est automatiquement associé ? Et ce faisant, tous les documents mis en commun par les utilisateurs de cette équipe sont stockés dans le SharePoint idoine. Mais alors, quel intérêt de déployer SharePoint 365 dans votre entreprise s’il est déjà intégré à Teams, me direz-vous ? Parce que ces deux outils sont complémentaires mon cher Watson !
Comment tirer parti des deux outils collaboratifs ?
Dans Teams, vous collaborez en mode projet avec un nombre restreint de personnes (l’équipe). Ces dernières mènent des conversations (par texte ou par visioconférence), planifient et suivent les actions, produisent et partagent les documents de travail associés. Vous avez également la possibilité de créer des canaux dédiés à des sujets spécifiques à l’intérieur d’une équipe. Les droits d’accès sont définis au niveau des fichiers ou des bibliothèques.
Dans SharePoint, vous mettez à disposition des fichiers et des informations à une audience plus large (service, département, entreprise, acteurs externes). Et de façon plus « descendante » et plus officielle. Les documents sont présentés dans leur version définitive sur des pages web attractives, enrichies d’actualités et de contenus connexes. Vous gérez les autorisations d’accès de façon plus globale (au niveau du site). Enfin, vous définissez les paramètres avancés de votre gestion de documents (durée de rétention, versioning, flux de travail, etc.)
Fiabilité et sécurité, le cloud Azure dans l’ADN de SharePoint 365.
En construisant votre intranet dans SharePoint online, vous bénéficiez des avantages de la solution cloud entreprise de Microsoft.
Vos contenus SharePoint Online sous un ciel Azure.
La fiabilité d’abord. Les datacenters de Microsoft stockent en effet vos contenus professionnels sur une architecture disponible 24/7. Les systèmes de redondance et de sauvegarde des données vous permettent même de retrouver vos fichiers en cas d’effacement accidentel. Sur le plan de la sécurité, le cloud Azure vous met à l’abri des principaux risques qui pèsent sur les systèmes d’information modernes. Tous les fichiers que vous partagez dans SharePoint 365 sont chiffrés (au repos comme en transit) et protégés des cybermenaces par Microsoft Defender. Enfin, les experts du support Microsoft n’ont pas le droit d’accéder à vos fichiers dans le cloud, sauf autorisation expresse de votre part dans le cas d’une demande d’assistance.
La sécurité, un travail d’équipe !
Les administrateurs de votre console Azure (prestataire informatique, partenaire Microsoft) pourront renforcer la sécurité de vos espaces SharePoint en mettant en œuvre des mécanismes de sécurité avancés. Comme par exemple l’authentification à double facteur, la déconnexion automatique des utilisateurs, le filtrage des équipements pouvant accéder aux données, etc. De votre côté, les concepteurs SharePoint que vous désignerez au sein de vos équipes auront également une responsabilité importante. Création de groupes d’utilisateurs, définition d’une matrice des droits, d’une stratégie de rétention, etc. La sécurité de vos informations est un travail collaboratif !
Boostez votre intranet avec Microsoft SharePoint.
Méconnu et souvent sous-utilisé, SharePoint dispose pourtant de nombreux atouts pour moderniser votre gestion de contenus en entreprise. Discutez-en avec un spécialiste Microsoft 365 et découvrez tout ce que cette plateforme collaborative pourrait vous apporter.
