Faire bonne impression auprès de vos clients commence par une adresse mail professionnelle digne de confiance. En choisissant le tandem Outlook Exchange dans Microsoft 365, vous accédez aux meilleures fonctionnalités d’une messagerie professionnelle. Une adresse mail entreprise de 50 Go, sécurisée dans le cloud Azure, sans publicité et pilotée par le client de messagerie Microsoft Outlook. Découvrez dans cet article les 8 raisons de préférer la solution Microsoft en milieu professionnel.
Une adresse mail professionnelle au nom de votre société
Créer une adresse mail professionnelle dans Outlook 365, c’est bien. Mais lui rattacher le nom de domaine de votre entreprise, c’est mieux. Et c’est possible ! Quoi de plus efficace en effet pour renforcer votre image de marque ? Avouez que l’adresse « nicolas.dubois@les-architectes-savoyards.fr » est tout de même plus professionnelle que « nicolas.dubois54@gmail.com » ! Et vous pourrez rajouter autant de boites aux lettres que vous le souhaitez pour vos chacun de vos collaborateurs. Tous bénéficieront alors d’une adresse mail professionnelle au nom de votre organisation. La procédure pour effectuer ce rattachement de domaine est bien documentée mais un peu technique. Faites donc appel à votre partenaire Microsoft 365 qui saura la réaliser pour vous en quelques minutes.
Outlook Exchange : une boîte de réception de 50 Go à personnaliser
Malgré la généralisation de la visioconférence, les échanges par courrier électronique restent prépondérants en entreprise. Pour un confort maximal, votre boîte Outlook professionnelle dispose d’un espace de 50 Go. Un volume idéal pour stocker courriers, pièces jointes, calendriers et contacts sans avoir à archiver toutes les mois ! Et si vous êtes du genre à vouloir tout garder, une option permet de porter la capacité de la boîte à 100 Go avec archivage illimité. Open bar !
Vous avez peur d’égarer vos contenus dans les méandres de cette boîte de réception gigantesque ? Pas de problème. Le client de messagerie Outlook dispose de fonctionnalités de recherche et de classement avancées. Vous pouvez notamment créer des dossiers et des sous-dossiers pour organiser votre messagerie professionnelle comme bon vous semble. Ou utiliser des catégories (identifiées par des couleurs) pour « taguer » vos informations (« urgent », « devis », « réunion », « privé », etc.). Vous pouvez également créer des règles et des filtres efficaces pour classer automatiquement vos courriels dès leur arrivée. Bref, personnalisez votre environnement Microsoft Outlook à l’envi !
Une messagerie professionnelle sans publicité
Créer une adresse mail professionnelle dans certains services de messagerie (souvent gratuits) vous expose hélas à la publicité. Insérée de façon sournoise à la fin de vos mails, rien de plus désastreux pour discréditer votre marque auprès de vos clients ! Pire, d’autres fournisseurs de solutions e-mail s’arrogent le droit de scanner vos messages électroniques. L’objectif ? Obtenir des informations sur votre activité afin de vous proposer des annonces ciblées en retour. En choisissant Outlook 365 pour votre adresse mail entreprise, vous vous épargnez ces désagréments. Certes, l’abonnement à Microsoft 365 Business n’est pas gratuit, mais l’éditeur américain vous garantit une messagerie électronique sans publicité et sans robot espion. Votre réputation est bien trop précieuse pour hésiter sur ce point.
Un logiciel de messagerie qui vous fait gagner du temps
Le service et le logiciel Outlook sont basés sur le concept de « Personal Information Management » (PIM). Il s’agit de rassembler dans une même interface toutes les informations personnelles dont vous avez besoin pour communiquer avec vos interlocuteurs professionnels. Ainsi, les e-mails, les calendriers, les contacts, les notes et les tâches sont accessibles à partir d’une seule et unique application. Une intégration idéale pour renforcer votre productivité et rester organisé à tout moment.
Déployées à l’échelle d’une entreprise, des solutions comme Outlook Exchange permettent de faciliter la collaboration entre les utilisateurs. Ces derniers peuvent par exemple partager leurs agendas afin de trouver un créneau commun pour une réunion. Ou encore, échanger la fiche d’un contact professionnel important. Outlook est également capable de gérer la réservation d’espaces collectifs (salles de formation, de réunion). De puissantes fonctionnalités qui vont bien au-delà d’une simple adresse mail professionnelle.
Intégration parfaite avec les produits bureautiques Microsoft Office
Outlook est le logiciel de messagerie « historique » de la suite bureautique Office 365. Comme chaque produit Microsoft, il est conçu pour faciliter le travail collaboratif et décupler la productivité. Utilisez Outlook pour programmer une réunion Teams à partir de votre calendrier. Entamez une discussion via la messagerie instantanée ou lancez un appel (audio ou vidéo) d’un seul clic sur l’adresse d’un contact. Partagez un document par mail avec vos collègues en utilisant un simple lien SharePoint ou OneDrive. Envoyez un tableau Excel, un document Word ou une présentation PowerPoint à un destinataire directement depuis ces applications. Intégrez des données Outlook dans des flux de travail Power Automate. Créer une adresse mail professionnelle dans Outlook, c’est renforcer les interactions possibles entre tous vos logiciels Microsoft 365.
Utilisez Outlook sur toutes les plateformes
Le travail hybride a repoussé les frontières géographiques de l’entreprise. Votre adresse professionnelle vous suit désormais partout. Le client de messagerie Outlook est justement disponible sur Mac et PC Windows, ainsi que sur les plateformes mobiles Android et iOS. Vous n’avez pas accès à vos appareils habituels ? Un simple navigateur internet (Chrome, Edge, Firefox, Safari) vous permet de vous connecter à votre adresse mail entreprise via un webmail. Où que vous soyez. En panne de réseau ? Outlook propose un mode hors connexion vous autorisant à consulter tous vos messages déjà chargés et même à y répondre ! Dans ce cas, les courriers sortants seront envoyés dès que le service en ligne sera réactivé.
Votre Microsoft Outlook professionnel… et personnel !
A côté de votre adresse professionnelle, vous avez sans doute une ou plusieurs adresses privées chez Gmail, Orange ou iCloud par exemple. Vous souhaitez les consulter dans votre logiciel de messagerie Outlook ? C’est tout à fait possible ! L’application est compatible avec les services de Google et d’Apple. Et ce, aussi bien pour recevoir des messages électroniques que pour accéder à vos calendriers et carnets d’adresses personnels hébergés chez ces fournisseurs. Par ailleurs, Microsoft Outlook gère les protocoles standards des serveurs de messagerie que sont POP, IMAP et SMTP. Aucun problème si vous souhaitez vous connecter à votre vieille adresse Wanadoo ! Enfin, si vous disposez d’un compte de messagerie sur le service Outlook.com de Microsoft (anciennement Hotmail), vous pourrez le configurer dans l’application Outlook.
Adresse professionnelle : un courrier électronique sous haute sécurité
Hameçonnage (phishing), courriers indésirables, virus et autres malwares, la messagerie électronique est la cible privilégiée des malandrins et des cybercriminels. Créer une adresse mail professionnelle dans Outlook 365 vous permet de bénéficier de toute la sécurité du cloud Azure. Datacenters sous protection, mises à jour régulières des logiciels, sauvegardes et redondance des données. La plateforme Microsoft Defender s’assure notamment de l’intégrité de vos informations. Par ailleurs, les fonctionnalités de sécurité du logiciel Outlook sont également nombreuses.
- Filtrage des spams,
- Chargement des courriers suspects en mode brut (sans images, sans code HTML interprété),
- Chiffrement des messages sortants,
- Gestion des certificats, signature numérique,
- Support des protocoles d’envoi et de réception sécurisés,
- Désactivation des macros et des scripts.
Les paramètres sont accessibles dans le centre de gestion de la confidentialité d’Outlook.
Outlook 365, le service de messagerie conçu pour l’entreprise
Productivité, sécurité, personnalisation extrême, complémentarité avec la suite Office, confier votre adresse mail professionnelle à Outlook est avantageux. Et si vous souhaitez migrer votre système de messagerie actuel vers Microsoft 365, un expert AD-DS se tient à votre disposition.
